Comment Benefit Resource réduit de 50 % le temps d'onboarding des clients.

Localisation

États-Unis

Secteur

Assurances

Nombre d'employés

201–500

Benefit Resource (BRI) est un prestataire de services de bénéfices avant impôt et de COBRA situé à New York, qui intervient en tant qu’administrateur tiers pour gérer et formaliser l’offre des avantages fiscaux entre les employeurs et les courtiers en assurance.

Aujourd’hui, Benefit Resource est un acteur bien établi et travaille avec plus de 3 500 employeurs, allant des PME aux Grands Comptes.

Avant Clustdoc

Avec Clustdoc

Au-delà des silos : favoriser les liens entre les employeurs et les courtiers

Chaque année, les équipes de Benefit Resource font face à une période d’inscription intense : les employeurs modifient leurs prestations et changent de contrat d’assurance. Face à l’augmentation du nombre de demandes, de nombreux défis accompagnent cette période charnière : gestion manuelle et chronophage des demandes d’assurance, manque de visibilité sur les étapes du processus, des échanges complexes en interne, tout ça faisait partie de leur processus d’onboarding client.

Fareeha Khan, Manager des opérations commerciales de Benefit Resource décrit l’ancien processus d’onboarding comme un véritable parcours du combattant que ce soit pour les clients, les courtiers d’assurance, et l’équipe en interne.

“ Ces dernières années, nous avons constaté que les courtiers en assurance qui nous confiaient des dossiers, ainsi que les clients ayant suivi le processus d’onboarding, n’étaient pas satisfaits de leur expérience globale. ”

De son côté, l’équipe commerciale de Benefit Resource avait du mal à gérer le processus post-opérationnel:

“ Notre processus d’onboarding client démarre juste après que mon équipe commerciale ait contractualisé l’offre, ensuite c’est au tour de l’équipe « d’implémentation » de prendre le relai. Mais le problème c’est que nous n’avions aucune visibilité sur la suite du processus. Et si le client avait une question sur une des étapes d’onboarding, nous n’avions aucun élément de réponse à lui partager. ”

Tout comme l’équipe commerciale, les clients et les courtiers n’avaient aucune visibilité sur leur processus, ce qui créait infine des frictions lors de la phase d’entrée en relation avec le client.

Ainsi, lorsque Fareeha et l’équipe d’implémentation ont commencé à chercher une solution d’onboarding client complète, ils avaient 3 exigences clés :

– Utiliser un système sécurisé et intelligent pour gérer le traitement des documents, afin d’éliminer les e-mails, les appels téléphoniques et les tableurs Excel.

– Améliorer la visibilité sur le parcours d’onboarding pour mieux gérer et suivre les dossiers clients.

– Offrir aux employeurs une expérience engageante et rassurante tout en simplifiant l’implication des courtiers tout au long du processus.

Un moyen plus simple de collecter des documents auprès des employeurs

Clustdoc est rapidement apparu comme un système robuste permettant de répondre à la fois aux défis de l’équipe commerciale et aux exigences de l’équipe d’implémentation. – Collecter et vérifier les documents des employeurs de manière sécurisée et professionnelle.

La collecte d’informations et de documents financiers auprès des clients est un processus chronophage et répétitif, tant pour les clients que pour l’équipe. La solution de constitution de dossiers clients Clustdoc permet aux membres de l’équipe d’implémentation de créer un référentiel de procédures clients accessible en temps réel pour simplifier la gestion des demandes d’assurance.

De la collecte des documents requis à la complétion de formulaires en ligne, en passant par la signature du contrat électronique, toutes les étapes de l’expérience du client sont enfin regroupées au sein d’une seule interface.

Ce que Fareeha apprécie le plus dans la checklist digitale Clustdoc, ce sont les capacités d’automatisation des formulaires qui permettent d’ajouter automatiquement le contenu des formulaires dans les e-contrats avant la signature. Un avantage considérable qui leur permet d’éliminer les doubles saisies et les risques d’erreur, tout en simplifiant l’expérience du client.

x2

en productivité depuis leur passage sur Clustdoc

50%

de diminution du temps d’onboarding des clients

Zéro

erreur lors de l’étape de vérification des documents

Un processus d'onboarding client accéléré grâce à Clustdoc

Fareeha affirme que Clustdoc leur a permis de gagner un temps considérable dans le déploiement et la gestion de leurs démarches clients-courtiers.

“ La durée de notre parcours d’onboarding a été divisée par deux avec Clustdoc. Avant, l’onboarding de certains clients prenait jusqu’à 3 mois. Maintenant, nous sommes passés à 6 semaines maximum pour les Grands Comptes. ”

Puisque Clustdoc centralise chaque étape du processus de transmission et suit en temps réel chaque interaction, l’équipe bénéficie d’une visibilité totale sur l’ensemble du processus : quand la demande en ligne a été soumise, les éléments du dossier examinés, ainsi que toutes les autres étapes du parcours client.

Benefit Resource a trouvé en Clustdoc la solution idéale qui répond parfaitement à leurs objectifs :
– une visibilité totale sur le parcours d’onboarding client pour l’équipe commerciale,
– des démarches simplifiées pour les employeurs et courtiers,
– et un système de collecte et de constitution de dossiers sécurisé pour l’équipe d’implémentation.
Tout ça depuis Clustdoc.

Fareeha et son équipe utilisent désormais Clustdoc comme La solution d’onboarding client fiable et évolutive, idéale pour une entreprise en forte croissance comme Benefit Resource.