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Allemagne
Education
5 000 - 10 000
Avec plus de 40 000 étudiants inscrits dans des programmes en sciences et ingénierie, l’Université de Duisburg-Essen située en Allemagne offre un environnement académique unique. Cet établissement constitue également un tremplin pour les étudiants internationaux grâce à son programme d’échange Erasmus. Chaque année, le programme Erasmus de l’Université envoie des dizaines d’étudiants à l’étranger afin de favoriser une expérience culturelle à l’échelle mondiale.
En cherchant un outil de gestion de documents pour se préparer à l’ère post-Covid, l’équipe du programme a trouvé en Clustdoc une solution bien plus complète et flexible que ce qu’elle cherchait.
Anna Khodijah et Deniz Golgelioglu, tous deux coordinateurs Erasmus, nous expliquent comment ils s’assurent de garantir une expérience mémorable à chaque étudiant, dès la phase d’admission.
Dire au revoir aux processsus manuels et papier
Chaque année, le programme d’échange Erasmus offre aux étudiants locaux des opportunités de mobilité à l’international pendant les semestres d’hiver et d’été. L’équipe de coordination doit dès lors collecter une liste d’informations et de documents spécifiques, tout en informant les étudiants de certains détails liés au programme d’échange.
Avant l’adoption de Clustdoc, l’équipe du programme Erasmus utilisait des outils peu adaptés et complexes à maintenir, ce qui ralentissait considérablement le travail des collaborateurs. Organiser un séjour à l’étranger nécessite de rassembler des documents spécifiques, de respecter des exigences strictes, et de veiller à ne rien négliger dans la gestion des échanges étudiants.
Un autre défi, après la pandémie, a été de collecter un nombre croissant de candidatures sans augmenter les effectifs. Anna explique :
“ Après la pandémie, un grand nombre d’étudiants ont postulé pour le programme d’échange. Le nombre de candidatures a doublé par rapport à la moyenne, avant nous recevions environ 20 candidatures par an, maintenant nous en avons plus de 50. ”
Anna explique que tant son équipe que les étudiants étaient noyés sous la paperasse administrative due à la multitude d’outils impliqués dans le processus d’admission.
“ Notre processus d’admission reposait entièrement sur des échanges d’emails pour collecter les documents requis et des serveurs de fichiers pour les stocker. La gestion d’une seule candidature générait au moins 5 à 6 échanges de mails avec les étudiants, ce qui devenait impossible à suivre. Sans compter les tâches internes d’approbation mises en place au sein de notre équipe pour examiner les documents. ”
Face à l’augmentation du nombre de candidatures, Anna cherchait à introduire une nouvelle technologie hébergée en Europe pour optimiser leur processus d’admission, et Clustdoc s’est révélé être le système le plus robuste et fiable pour répondre à leurs besoins.
De l'anxiété administrative à un programme d'échange 5 étoiles
Avec Clustdoc, Deniz a pu simplifier la collecte de documents en créant des procédures digitales pour chaque semestre de l’année. De cette manière les équipes peuvent collecter facilement les informations, les documents et bien plus encore auprès des étudiants partant à l’étranger. Tout cela via un portail en ligne sécurisé, éliminant ainsi la paperasse et les rendez-vous physiques.
“ Clustdoc est rapidement devenu notre outil du quotidien. Nous l’utilisons de manière intensive pendant les périodes charnières, afin d’optimiser notre gestion documentaire et de simplifier les démarches pour nos étudiants. ”
Clustdoc permet à l’équipe d’éliminer les aller-retours souvent associés à la gestion des demandes d’admission. Des fonctionnalités intelligentes telles que les rappels automatiques, la collaboration entre les membres de l’équipe et la messagerie en ligne avec les étudiants facilitent l’alignement entre les coordinateurs Erasmus et les étudiants, tout en accélérant les échanges.
1 jour
pour compléter les candidatures des étudiants
5 étoiles
programme d’admission des étudiants 5 étoiles
Zéro
tâche manuelle et paperasse administrative
Pour Deniz, c’est un gain de temps considérable :
“ Au lieu de prendre une semaine pour compléter les dossiers des étudiants partant à l’étranger, 1 seule journée suffit. Avec Clustdoc, nous avons désormais beaucoup plus de flexibilité et de contrôle sur notre processus. Nous commençons également à mieux suivre les candidatures individuelles des étudiants partants, afin de nous assurer que tout le monde agit dans les meilleurs délais. ”
Une efficacité opérationnelle sans égale pour l'équipe
L’un des principaux défis pour l’équipe était de gérer la montagne de documents envoyés par chaque étudiant à chaque semestre. Clustdoc simplifie considérablement cet aspect-là. La solution permet à l’équipe de consulter et de traiter les dossiers des étudiants à distance, en respectant les exigences internes, le tout depuis une plateforme unique.
L’Université de Duisburg Essen a trouvé en Clustdoc un système de constitution de dossiers d’admission fiable, conçu pour accompagner chaque étudiant dans son expérience d’échange universitaire en toute sérénité.
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