- © 2025 Tous droits réservés, Clustdoc
Belgique
Immobilier
10-50
Une agence qui accompagne les locataires avec expertise
Immo Balcaen est une agence immobilière basée au Nord de Bruxelles. L’équipe de l’agence Immo Balcaen met aux services de ses clients, une gamme de, services de qualité, tels que la gestion locative, la vente et la location
Sa mission : accompagner avec succès les nombreux projets immobiliers des habitants de la région.
Aux côtés de Patrick Balcaen, fondateur de Immo Balcaen, se trouve une équipe de 23 personnes aux profils et expertises variés, dont l’objectif est de gérer l’ensemble des procédures relatives aux locataires et propriétaires.
Ce qui a changé avec Clustdoc :
Trouver une solution pour recueillir les dossiers locataires : un vrai défi
La crise sanitaire a fait naître au sein de l’agence un besoin urgent de basculer vers le digital. Plus encore, Patrick souhaitait digitaliser la collecte et la vérification des documents des locataires, simplifier l’expérience des candidats, et optimiser les interactions entre les membres de l’équipe. Un seul mot d’ordre : modernité.
Avant d’utiliser Clustdoc, la constitution des dossiers se faisait de manière manuelle et chronophage par le biais de plusieurs outils.
“ Avant Clustdoc, nous utilisions le bon vieux fax et le logiciel Word. Mais il fallait qu’une personne s’assure de la gestion des candidatures, de ne pas les oublier. Un fonctionnement loin d’être optimal et une réelle perte de temps sur la gestion de nos dossiers de location. ”
La priorité pour Immo Balcaen : optimiser le processus de constitution des dossiers pour gagner en productivité et accompagner au mieux les candidats locataires. Clustdoc s’est avéré être la solution qui coche toutes ces cases.
“ Au vu de la crise sanitaire, digitaliser les procédures nous a permis de rentrer une dizaine de locations pendant le confinement. Et donc, le fait de pouvoir gérer l’ensemble des demandes à distance, du contact à la signature c’était plus qu’un point fort. ”
Une expérience digitale professionnelle et performante
Patrick utilise maintenant Clustdoc au quotidien pour suivre l’avancement des dossiers clients les interactions avec les clients, mais également les performances de ses équipes
“ Le tableau de bord me permet en un coup d’œil de voir où en sont les agents sur le traitement des dossiers. Je peux dès lors faire le point avec mon équipe sur l’avancement des procédures, ce qui nous permet de gagner un temps considérable sur le traitement des dossiers. ”
x2
en productivité depuis leur passage sur Clustdoc
Zéro
oubli ou erreur lors du traitement des dossiers
100%
de visibilité sur l’activité de l’agence
Un parcours locataire entièrement à distance et sécurisé
Aujourd’hui l’agence Immo Balcaen utilise principalement Clustdoc pour simplifier l’expérience des futurs candidats à la location.
Ce que Patrick apprécie vraiment dans la solution Clustdoc c’est cette facilité à créer une checklist qui centralise tous les éléments du dossier demandés, notamment les formulaires, les pièces justificatives à envoyer ou encore les contrats.
En un clic, le candidat accède à son espace dossier en ligne sécurisé, disponible sur n’importe quel support, et peut facilement compléter les éléments demandés.
“ Lorsque nous avions des candidats locataires qui postulaient, mon équipe devait chercher leurs dossiers parmi un trop grand nombre d’informations. Avec Clustdoc, terminé les allers-retours, tout est centralisé au sein d’une seule plateforme. ”
Patrick et son équipe peuvent désormais automatiser les différentes étapes du parcours locataire : de la collecte des documents à la signature du contrat. Sélectionner les candidats locataires n’a jamais été aussi facile.
Une collaboration fluidifiée entre l'équipe et les candidats locataires
Pour Patrick il était primordial de travailler avec un outil intuitif et convivial.
D’autre part, l’utilisation de la solution Clustdoc a permis de dynamiser la collaboration au sein de l’équipe.
En résumé, l’équipe Immo Balcaen met en avant l’optimisation du parcours locataire, la satisfaction des clients et le gain de temps au quotidien pour les équipes impliquées dans la gestion des dossiers de location.
Pierres Passion Immobilier simplifie le processus de vérification des locataires.
Valorys Signature travaille mieux à distance tout en protégeant son activité.
Sport In Finance simplifie la gestion des demandes de subventions à distance.
