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États-Unis
Ressources Humaines
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Avec plus de 200 employés répartis au quatre coins de la Floride, Shelby Erectors conçoit et gère la construction de ponts, ce qui fait de l’entreprise l’un des premiers employeurs de l’État. En plus de la conception des ponts, leur mission est de renforcer le lien entre les communautés.
Clustdoc accompagne Shelby Erectors depuis maintenant 5 ans dans leurs campagnes de recrutement, en proposant une expérience d’onboarding des employés aussi simple que engageante. Rebecca Martin, Responsable des Ressources Humaines chez Shelby Erectors nous partage son retour d’expérience avec Clustdoc.
Les défis de l’onboarding à distance des nouveaux employés
L’entreprise recrute constamment, et l’équipe RH avait un réel besoin d’optimisation sur la gestion des intégrations des futurs collaborateurs afin de simplifier à la fois leur expérience d’onboarding, et la gestion administrative des équipes RH.
La mission de Shelby Erectors est de créer un impact durable dans la vie de ses équipes. Dans ce sens, Rebecca Martin, responsable des ressources humaines, est convaincue que cette mission peut être menée à bien en intégrant les bons systèmes et outils.
Avant Clustdoc, l’intégration d’un nouvel employé était un processus fastidieux pour l’équipe de Shelby Erectors :
– Une dizaine d’échanges par email afin de collecter l’ensemble des documents.
– De multiples allers-retours entre les différents outils tels que des tableurs Excel et Google Drive pour s’assurer que tous les documents ont été réceptionnés et rassemblés.
– Des relances manuelles pour un grand nombre de dossiers d’intégration souvent incomplets.
“ Nos campagnes de recrutement ne s’arrêtent jamais, et nos annonces sont publiées sur différentes plateformes. Et gérer la constitution des dossiers d’intégration du personnel par mail, excel et drive impliquaient beaucoup d’allers-retours, de la déperdition, les documents arrivaient de partout, ce qui prolongeait nos cycles de recrutement. Une réelle perte de temps pour l’équipe. ”
Une solution d’onboarding 3-en-1 pour Shelby Erectors
Rebecca et son équipe étaient donc à la recherche d’un outil tout-en-un qui leur permettrait :
– d’accélérer la collecte des documents des employés,
– de simplifier l’expérience d’onboarding,
– et de standardiser le traitement des dossiers d’intégration.
Clustdoc répondait parfaitement à ces 3 problématiques.
L’adoption rapide du logiciel de constitution et de vérification de dossiers a permis aux équipes chargées du recrutement de déployer rapidement leur procédure d’intégration totalement à distance à destination des nouveaux employés.
Ce que Rebecca apprécie réellement dans la solution Clustdoc c’est cette facilité à créer une checklist qui centralise toutes les étapes que le candidat doit compléter : formulaire à remplir, documents à soumettre, contrat à signer. Un réel gain de temps comme Rebecca l’explique :
“ C’est définitivement l’outil tout-en-un qui nous manquait. Clustdoc nous permet de rassembler toutes les informations et documents dont nous avons besoin pour finaliser l’intégration d’un nouvel employé, et nous assure aussi de recevoir des dossiers complets. ”
Un parcours d’intégration sur-mesure et 100% en ligne
Il était nécessaire de réinventer le processus d’onboarding et d’intégration pour l’adapter au distanciel. L’onboarding des collaborateurs à distance était un vrai défi chez Shelby Erectors et il a été relevé avec brio grâce à Clustdoc.
Le processus d’intégration chez Shelby Erectors est désormais un jeu d’enfant pour tout le monde : les employés se sentent bien plus engagés dans le parcours et rapidement intégrés, Rebecca et son équipe disposent quant à eux d’une plateforme sécurisée où ils peuvent aisément traiter les dossiers de chaque nouvel employé.
L’importance pour les équipes de Shelby Erectors est d’offrir une expérience d’onboarding simplifiée mais aussi flexible en fonction de leur campagne d’intégration. Pour Rebecca, tout l’intérêt d’avoir un outil comme Clustdoc résidait dans le fait que la solution pouvait s’adapter à leur processus.
Pari réussi, notamment du côté de l’expérience candidat :
“ C’est très convivial, en particulier la possibilité de créer des procédures d’intégration disponibles dans plusieurs langues. Plus particulièrement en espagnole pour un grand nombre de nos employés qui en ont besoin. C’est vraiment bien d’avoir la traduction automatique pour qu’ils sachent ce qu’ils remplissent et ce qu’ils sont censés faire. ”
Rebecca mentionne également la fonction de messagerie collaborative qui permet de structurer les échanges en interne entre les membres de l’équipe RH – et de ne passer à côté d’aucune information.
Rebecca peut facilement ajouter des notes internes dans un dossier, notifier un collaborateur en cas de besoin ou recueillir l’historique des commentaires assignés à un dossier employé.
Un avantage certain pour cette dernière :
“ Cela facilite également la communication avec la nouvelle recrue car tout est regroupé en un seul endroit. Je n’ai qu’à accéder au tableau de bord Clustdoc pour visualiser la progression de notre campagne – une garantie de constituer des dossiers conformes. ”
x2
en productivité pour les équipes RH
5 jours
pour clôturer un dossier d’embauche
95%
de taux de transformation des candidats
Créer une première impression mémorable - un pari réussi
Ce n’est plus un secret pour personne, un parcours d’onboarding sans friction est une occasion unique d’engager les nouveaux employés sur le long terme. Pour Shelby Erectors, faire cette première bonne impression était indispensable.
Aujourd’hui, ce n’est plus un souci pour Rebecca et son équipe, car Clustdoc a considérablement amélioré les taux d’engagement des futurs employés durant cette phase d’intégration.
“ Avant Clustdoc, les candidats estimaient que postuler chez nous prenait trop de temps et incluait énormément d’étapes et beaucoup paperasse. Avec Clustdoc, nous avons divisé les délais du processus par 3 : 5 jours au lieu de 15 auparavant. Plus de documents papier. Et notre taux de complétion des dossiers est passé de 70 à 95%. Une véritable victoire pour nos équipes. ”
Si Shelby Erectors a été l’une des premières organisations à adopter le logiciel d’onboarding Clustdoc, Rebecca et son équipe se sont rapidement senties rassurées dans leur choix initial lorsque des fonctionnalités telles que les traductions en espagnol ont été mises en place, ce qui leur a permis de s’assurer que Clustdoc pouvait rapidement évoluer en fonction de leur activité.
“ Clustdoc nous permet de délivrer une expérience d’intégration très conviviale et entièrement à distance. Cette solution est devenue un indispensable pour nos équipes. ”
Clustdoc s’est révélé être le système d’onboarding idéal pour Shelby Erectors, qui est maintenant en mesure de soutenir la croissance de ses équipes.
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