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La plupart des erreurs liées à la conformité ne sont pas dûes à un manque de bonne volonté, mais à une gestion inefficace des documents réglementaires : transmission dispersée, absence de suivi, manque de centralisation.
Et lorsque l’on gère des dossiers contenant des informations sensibles, les erreurs ne pardonnent pas.
Sans méthode claire, chaque nouveau dossier peut entraîner des risques d’un point de vue réglementaire alors que la conformité est un aspect prioritaire d’une entreprise, en particulier dans les secteurs réglementés.
Dans ce dossier, nous vous expliquons pourquoi et comment établir une méthode de gestion documentaire conforme aux exigences réglementaires.
Ce n’est un secret pour personne : les exigences en matière de conformité se sont nettement durcies ces dernières années pour contrôler l’authenticité et protéger l’intégrité des informations partagées en ligne.
Face à l’augmentation de la menace numérique (malveillance, négligence, fuite de données, cyber-attaques), les autorités ont renforcé leurs exigences réglementaires.
Des réglementations comme le RGPD, les obligations KYC, les dispositifs LAB-FT ou LCB -FT ou la directive DDA sont devenues de plus en plus rigoureuses pour s’adapter à ces nouveaux risques.
Le Saviez-vous ? :
La CNIL a enregistré en 2024 plus de 17000 plaintes RGPD. C’est une année record au cours de laquelle les atteintes à la protection des données se sont brutalement accélérées en France.
Du côté des entreprises, les conséquences de tout manquement en matière de gestion documentaires ou de données sensibles (qu’ils soient volontaires ou non) dans le cadre d’une activité commerciale peuvent être particulièrement lourdes : amendes, contrôles renforcés, suspension d’activité, voire poursuites judiciaires dans les cas les plus graves.
En 2024, la CNIL a infligé 87 sanctions (contre 42 l’année précédente) pour non-respect des obligations de traitement et de sécurisation des données, dont plusieurs concernaient directement des erreurs dans la gestion documentaire.
Mais au-delà de l’aspect financier, le risque réputationnel est bien plus important : une faille documentaire peut entamer la confiance des partenaires, fragiliser l’image et décrédibiliser face au marché n’importe quelle entreprise.
Assurer la conformité documentaire repose sur un principe fondamental et concret : être en mesure de démontrer à tout moment, quelles informations ont été collectées, à quelle date, par quel canal et par qui ?
Les régulateurs ACPR, CNIL imposent aux entreprises de disposer d’un registre documentaire exhaustif conforme et exportable, incluant entre autres :
⭢ la liste précise des documents demandés, reçus et validés,
⭢ l’historique complet des actions et interactions liées à chaque document,
⭢ le respect strict des délais de conservation légaux,
⭢ la capacité à respecter les droits des personnes (comme le droit d’accès) et prévoit une purge régulière des données devenues inutiles, conformément aux normes du RGPD.
Pour répondre à ces exigences, une bonne organisation des flux documentaires au sein de l’entreprise est incontournable.
Aussi, pour minimiser le risque de conformité dans le cadre de la gestion documentaire, il faudra redoubler de vigilance à plusieurs niveaux.
Lorsqu’un document est demandé à la volée, par mail ou téléphone, sans procédure claire, on ouvre la voie aux problèmes.
Les pièces arrivent de manière incomplète, sans contexte, parfois dans un mauvais format et le dossier devient inexploitable en cas de contrôle.
👉 Ce que ça révèle : un manque de rigueur dans la formalisation du processus de collecte de documents.
Le bon réflexe :
Mettre en place un système intelligent de capture des documents clients et administratifs (avec contrôle de format, de date d’expiration, de champ obligatoire).
Entre les drives partagés, les pièces reçues par mail, et les relances via messagerie instantanée, les documents circulent à tout va.
Mais qui peut garantir que la dernière version est la bonne ? que tous les justificatifs ont été reçus ou qu’ils sont disponibles en cas de contrôle ?
👉 Ce que ça révèle : une gouvernance documentaire insuffisante, avec des flux éclatés et une dépendance forte aux habitudes individuelles.
Le bon réflexe :
Utiliser un référentiel unique pour chaque dossier (outil centralisé ou portail en ligne) permettant d’horodater toute modification dans les flux documentaires entrants et sortants.
Dans de nombreuses entreprises de taille intermédiaires, les validations restent encore très implicites.
En cas de contrôle, un simple “vu” dans Slack ou un “OK” par mail ne tiendront pas la route face au régulateur.
👉 Ce que ça révèle : un défaut de traçabilité et de responsabilité dans le cycle de gestion de documents.
Le bon réflexe :
Formaliser un workflow de validation, avec des rôles clairs (collecte, vérification, approbation) et un système de traçabilité automatique (qui a validé quoi, quand, et sur quelle base).
La conformité ne se limite pas à collecter des documents. Il faut aussi savoir quand les supprimer. Sans une politique de conservation claire, vous conservez indéfiniment des données sensibles ce qui contrevient au RGPD, multiplie les risques juridiques et alourdit la gestion.
👉 Ce que ça révèle : une confusion entre stockage et conformité, avec des données qui stagnent là où elles devraient être supprimées.
Le bon réflexe :
Définir une politique de conservation par typologie de document (alignée sur vos obligations légales) et activer une purge automatique des documents expirés.
Les outils de gestion documentaire disponibles sur le marché ne se contentent pas de stocker des fichiers. Ils permettent de structurer vos processus, de centraliser les flux et surtout de sécuriser chaque étape liée à la gestion des documents; de la collecte à l’archivage.
Contrairement à un drive classique ou à un CRM généraliste, ces solutions sont conçues pour répondre aux exigences réglementaires : traçabilité, contrôle de conformité, gestion des droits d’accès, durée de conservation, preuve de validation, etc.
Elles s’adressent spécifiquement aux entreprises qui doivent manipuler des documents sensibles, vérifier des pièces réglementaires, ou faire valider des dossiers complets dans des délais stricts.
Un outil comme Clustdoc vous permet de collecter automatiquement les pièces nécessaires à un processus métier donné (onboarding client, KYC, contractualisation).
Grâce à Clustdoc, vous contrôlez en amont la complétude des dossiers grâce à des règles personnalisables, vous automatisez les relances, et suivez chaque action effectuée dans le dossier avec à l’appui des éléments de preuves exportables en cas d’audit, de contrôle ou de litige.
Petit plus 💡 :
Clustdoc vous propose une bibliothèque de procédures clients et administratives que vous pouvez adapter à vos exigences métiers.
Prévenir les erreurs de conformité ne repose pas uniquement sur la vigilance des équipes.
Cela exige une organisation rigoureuse, des outils adaptés et une véritable structuration des processus.
Les maîtres mots : standardisation, automatisation et traçabilité.
Ils garantissent un dispositif documentaire fiable, capable de résister à la pression réglementaire.
En adoptant une solution comme Clustdoc, les entreprises sécurisent l’ensemble de la gestion des documents réglementaire tout en simplifiant le travail de leurs équipes.
Un document réglementaire est une pièce justificative ou administrative requise par la loi ou une autorité de régulation pour assurer la conformité d’une entreprise ou d’un processus. Il peut s’agir de documents KYC, de contrats, d’attestations, ou de pièces d’identité à jour.
Une mauvaise gestion peut entraîner des sanctions financières, des blocages opérationnels, une perte de confiance des partenaires ou des clients, voire la suspension d’activité en cas de non-conformité constatée lors d’un audit.
Les erreurs courantes incluent les pièces manquantes ou expirées, les doublons de justificatifs, l’absence de traçabilité, ou la perte d’éléments transmis hors circuit (ex : par email non sécurisé).
L’automatisation passe par l’usage d’une plateforme spécialisée qui permet de définir des listes de documents attendus, de configurer des rappels automatiques, et de suivre en temps réel l’état de complétion des dossiers.
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