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Royaume Uni
Services de santé
50–200
Offrir une aide à long terme et une assistance personnalisée à ceux qui en ont besoin est l’une des priorités majeures de Specialist Care Team. L’agence de soins à domicile, basée au Royaume-Uni, propose des plans de soins entièrement personnalisés pour répondre aux besoins, préférences et antécédents uniques de chaque résident, à chaque étape de leur vie.
Avec plus de 160 auxiliaires de vie à travers Morecambe, ce service proposé par une agence familiale de soins à domicile avait besoin d’optimiser l’ensemble de son processus d’onboarding et de rendre la gestion administrative plus simple pour l’équipe RH, tout en garantissant une meilleure expérience pour les futurs employés.
Pour comprendre comment Clustdoc a aidé Specialist Care Team à créer une expérience d’onboarding simplifiée, nous avons discuté avec Jack Pearson, Responsable RH, qui s’est concentré sur la mise en place de la solution au sein de leur service.
Réinventer l'onboarding et oublier la paperasse administrative
En 2020, l’équipe RH de Specialist Care Team passait un nombre incalculable d’heures à collecter les informations et les documents des nouvelles recrues dans le cadre de leur intégration. Le suivi de chaque dossier de nouvel employé était complexe pour l’équipe, car elle devait gérer le processus de recrutement dans des délais stricts.
Leur routine d’onboarding reposait principalement sur :
– Collecte manuelle des documents pour chaque nouvel employé.
– L’envoi de 5 à 10 emails pour obtenir un dossier d’embauche complet.
– De la double saisie dans de nombreux tableurs Excel.
– Des réunions en physique avec les nouvelles recrues pour faire signer les contrats.
“ Nous utilisons un logiciel pour gérer la paie, mais en ce qui concerne notre processus d’onboarding, il était entièrement basé sur le papier, pour être honnête. Nous collections les formulaires et les documents, faisions signer les contrats, sachant que la plupart des étapes d’onboarding se déroulaient au bureau. Ensuite, nous saisissions manuellement toutes ces informations une deuxième fois dans notre système de paie. ”
De plus, l’équipe jonglait avec plusieurs outils pour gérer l’ensemble du processus d’onboarding, allant de la collecte des documents aux vérifications en interne.
“ Lorsqu’une nouvelle recrue arrive, la première étape consiste à nous fournir une pièce d’identité pour l’identifier. Une fois cette pièce validée, elle peut poursuivre les autres étapes du processus d’onboarding. ”
Du côté des employés, l’expérience d’onboarding n’était pas celle que Jack et son équipe avaient imaginée :
“ Les employés doivent effectuer au moins 25 étapes avant de pouvoir commencer à travailler : remplir des questionnaires, passer différents contrôles de santé, répondre à des questions sur leur condition physique, etc. Lorsque tout le processus repose sur des documents papier et des rendez-vous en présentiel, cela peut parfois prendre plusieurs jours pour finaliser leur dossier. Certains nouveaux collaborateurs ne vont même pas jusqu’au bout du processus d’onboarding. ”
Mais à mesure que l’équipe de Specialist Care Team grandissait, ce processus manuel devenait difficile à maintenir sur le long terme. Et lorsque l’agence est passée entièrement en télétravail pendant la crise du COVID-19, l’équipe a cherché un outil sécurisé pour se connecter avec les nouvelles recrues et créer une expérience d’onboarding digitale simple et sécurisée.
Faciliter l'onboarding des employés pour les équipes RH
En introduisant le logiciel d’onboarding digital Clustdoc dans leur routine, Jack a constaté une transformation radicale de leur processus RH. L’équipe utilise désormais cet outil pour demander et collecter facilement les informations et documents des nouveaux employés, et ce, dans les délais impartis.
En utilisant le portail d’onboarding en ligne Clustdoc, l’équipe RH a pu déployer un processus d’intégration de bout en bout, incluant toutes les étapes que la nouvelle recrue doit compléter, ainsi que les étapes internes non visibles que l’équipe doit réaliser durant le processus.
“ Notre quotidien n’est clairement plus le même. Désormais, chaque nouvelle recrue a accès à son dossier en ligne, soumet une pièce d’identité pour l’authentifier, puis elle peut procéder aux étapes suivantes : remplir des formulaires, effectuer des vérifications de confidentialité, envoyer des documents, etc. Tout peut être complété directement via l’application mobile Clustdoc. ”
Une autre fonctionnalité d’automatisation que Jack apprécie est celle des rappels automatiques, qui se sont révélés extrêmement utiles :
“ Nous optimisons notre processus d’onboarding en ajoutant des rappels réguliers pour impliquer davantage les employés dans leur démarche, par exemple lorsqu’il manque une signature ou lorsque certains documents ne sont pas conformes. Et toutes les étapes concernées sont automatiquement listées dans l’email de relance, ce qui est vraiment pratique. ”
Avec Clustdoc, les nouveaux soignants disposent d’un espace où ils peuvent communiquer et compléter leur candidature en toute sérénité, à tout moment et en tout lieu. Les instructions, les exigences, les statuts de progression et les étapes suivantes sont clairement affichés dans une interface protégée par mot de passe, leur offrant ainsi une expérience d’onboarding en libre-service. De plus, la communication est centralisée via un système de messagerie intégrée.
Avec ce nouveau processus de gestion de l’onboarding, l’équipe a constaté une diminution significative des délais de traitement. Clustdoc simplifie et accélère l’onboarding, transformant une semaine de paperasse en une tâche bouclée en une après-midi, comme le souligne Jack.
“ Avec Clustdoc, la communication entre les nouvelles recrues et les équipes RH est facilitée, car tout se trouve au même endroit. Ils n’ont plus besoin de venir 3 ou 4 fois avec des pièces d’identité incorrectes. Ce qui prenait une semaine avec des processus papier peut désormais être complété en une après-midi. ”
7x
100%
de visibilité sur l’expérience d’onboarding
Zéro
erreur lors de la vérification des documents
Une nouvelle manière de gérer les dossiers des nouveaux employés
L’un des principaux problèmes de l’équipe était de gérer le volume de candidatures déposées chaque semestre. Les responsables des ressources humaines doivent s’assurer que chaque nouvel employé suit toutes les étapes du processus d’intégration afin d’être opérationnel le plus rapidement possible.
Il était également crucial pour Jack et l’équipe de s’assurer que tous les documents de conformité sont correctement collectés et examinés. Heureusement pour l’équipe RH, Clustdoc a fourni une solution transparente à ce défi commun.
La console d’instruction des dossiers Clustdoc est un véritable gain de temps car elle permet aux membres de l’équipe de vérifier à distance les documents de chaque employé, d’examiner et de faire progresser les dossiers en fonction de leurs exigences internes.
Quant à Jack, il apprécie les intégrations et les fonctions API avec leur système de paie. Avoir un excellent outil de gestion du processus d’onboarding est une chose, mais être capable de l’intégrer de manière transparente à leurs outils du quotidien permet d’accélérer leur processus RH.
Avec Clustdoc, le processus d’embauche chez Specialist Care Team devient transparent pour toutes les personnes impliquées. Les employés sont rapidement intégrés tout en restant engagés, quant à l’équipe RH, elle bénéficie d’un emplacement sécurisé pour accéder à tout moment aux dossiers et à l’historique de chaque nouvel employé.
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