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Le KYC, pour “Know Your Customer”, c’est la procédure incontournable pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
C’est aujourd’hui, une obligation légale pour les banques, les assurances, et toutes les entreprises du secteur financier.
Dans cet article, je vous explique les enjeux, les étapes clés et les bonnes pratiques pour optimiser la conformité KYC dans votre entreprise.
La procédure KYC désigne un processus qui permet aux entreprises d’identifier et de vérifier l’identité des clients dans le but de prévenir les risques juridiques et financiers.
La mise en place de cette procédure permet aux sociétés de protéger leur activité contre la fraude, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, tout en garantissant la conformité légale des clients et de leurs transactions.
Prenons l’exemple concret de Mr Dupont, client de la toute nouvelle banque BANCOR à la mode qui n’a pas effectué correctement de procédure KYC à l’ouverture du compte bancaire de son client.
Mr Dupont est client depuis quelques mois et tout se passe bien, jusqu’au jour où il commence à transférer des sommes faramineuses vers des destinations ‘paradisiaques’.
Le banquier, alors très inquiet, essaie de comprendre ce qui se passe, commence à scruter l’identité, les revenus, l’emploi et le patrimoine de son client.
Il appelle même Mr Dupont pour éclaircir tous ces points mais… malheureusement, il s’avère qu’il est impossible de retracer la provenance de ces fonds tout comme l’objet de ces virements répétés.
En d’autres termes, certaines de ces transactions sont frauduleuses.
Résultat des courses, la banque BANCOR se fait épingler par l’autorité des marchés financiers, sa réputation se voit entachée dans la presse, elle perdra la confiance de ses clients et finira par fermer ses portes.
Morale de l’histoire, un processus KYC défaillant ou pire encore – inexistant, peut être fatal pour une organisation financière.
Vous l’aurez compris, la procédure KYC a pour but de renforcer la sécurité des transactions et aide à prévenir les activités criminelles qui peuvent venir des clients.
Si des activités suspectes sont détectées, les entreprises comme les banques peuvent encourir de lourdes sanctions.
Deutsche Bank et d’ING, se sont vus payer des amendes très élevées (parfois de plusieurs centaines de millions d’euros) pour ne pas avoir respecté les exigences de vigilance sur les clients.
Ce cas de figure souligne l’importance pour les entreprises de mettre en place des contrôles KYC rigoureux et de surveiller constamment les transactions suspectes de la part de leurs clients.
Aujourd’hui, bien que les institutions financières, et les assurances soient principalement concernées par le KYC, d’autres services qui opèrent également des transferts d’argent importants sont également tenus de respecter cette réglementation : agences immobilières, cabinets juridiques ou encore cabinets d’expertise comptable.
Il est, par ailleurs, crucial pour ces entreprises d’avoir un procédé KYC fluide.
Cela renforce la confiance des clients, réduit les erreurs et améliore l’efficacité tout en assurant une bonne relation commerciale.
À l’inverse, un processus complexe augmente le risque d’abandon des clients et d’erreurs de saisie lors de l’entrée en relation.
Le saviez-vous ?
Un onboarding client automatisé réduit le taux d’abandon de 40%, offrant à vos clients une expérience plus rapide, plus fiable et plus agréable.
Maintenant découvrons ensemble les 4 grandes étapes clés, qui sont généralement à appliquer dans le cadre de votre stratégie d’évaluation du risque client.
Chacune des étapes clés décrites ci-dessous vous permettent de garantir la conformité des données que vous collectez auprès de vos clients.
Une fois cette première étape effectuée, on passe donc à la vérification KYC.
Elle consiste à comparer les documents d’identité avec des bases de données officielles pour garantir leur authenticité et éviter tous risques.
Les banques vérifient, de manière très sérieuse, l’identité des clients, notamment ceux considérés comme PPE (Personne Politique Exposée).
Cette étape permet de confirmer l’identité du client et de prévenir la fraude ou le blanchiment d’argent.
Pour reprendre notre exemple de tout à l’heure, cela aurait donc permis au conseiller bancaire BANCOR de s’assurer que Mr Dupont est vraiment qui il prétend être.
Vous l’aurez compris, intégrer une démarche KYC à l’entrée en relation, vous permet de ne passer à côté d’aucune étape qui pourrait constituer un risque pour votre entreprise.
Car si ces étapes sont bien définies et comprises par toutes les personnes impliquées dans le processus, vous serez en mesure de sécuriser la collecte des informations clients et de travailler en toute conformité.
Étant d’humeur généreuse ☺️, je vous partage maintenant quelques bonnes pratiques à adopter pour réaliser vos démarches KYC de la meilleure des manières :
Pour une procédure KYC efficace, veillez à lister les étapes clés (identification, vérification, évaluation des risques, surveillance) et ce qu’elles impliquent en termes de tâches (justificatifs attendus, formulaires à remplir, fichiers à examiner etc.).
Tenez compte des actions du client et de vos équipes car une bonne organisation assure l’auditabilité et la traçabilité du processus.
Dans un monde de plus en plus digitalisé, offrir une expérience RWD (Responsive web design) est un atout majeur.
Permettre à vos clients de compléter le processus de vérification KYC via leur smartphone ou tablette simplifie leur expérience d’entrée en relation et peut accélérer le procédé KYC.
Les solutions de constitution de dossiers clients comme Clustdoc sont conçues pour répondre à ces besoins et permettent à vos clients de télécharger leurs documents directement depuis leurs appareils mobiles.
Et oui, il faut s’adapter à tout le monde.
La vérification en temps réel améliore la précision et réduit les délais d’attente pour vos clients.
Les solutions de KYC vous permettent souvent d’intégrer des systèmes de vérification en temps réel, comme des API de vérification d’identité qui comparent automatiquement les documents soumis à des bases de données officielles.
Cette étape est également disponible via la plateforme de constitution de dossiers Clustdoc.
La transparence est gage de confiance. Expliquez à vos clients pourquoi certaines informations sont nécessaires et comment elles seront protégées, surtout dans le cadre du RGPD.
Les clients doivent être informés du traitement de leurs données personnelles. Il est crucial de disposer d’un système sécurisé pour éviter toute fuite de données.
Un onboarding KYC est bien plus qu’une obligation légale ; c’est un pilier de la conformité et de la gestion des risques qui doit être déployé pour sécuriser les échanges entre des acteurs de nombreux secteurs.
En optimisant les étapes clés de ce processus et en utilisant des solutions comme Clustdoc, les entreprises se conforment aux normes tout en améliorant l’expérience client en toute sécurité.
Un processus KYC clair et structuré est essentiel pour protéger votre activité et instaurer la confiance avec vos clients.
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Notamment en charge de tous les contenus publiés sur ce blog, Eya aime le café, ses chats et bien sûr parler d'entrée en relation.
