- © 2025 Tous droits réservés, Clustdoc
À force d’échanger avec des responsables RH, j’ai plongé dans un univers où les piles de papiers, parfois remplacées par des flots d’emails, rythment encore malheureusement les journées des équipes.
Mais c’est surtout en suivant nos clients RH dans leurs projets de digitalisation que j’ai réellement découvert l’impact positif de la collecte numérique des documents RH sur la productivité et l’efficacité opérationnelle.
Des équipes libérées des tâches manuelles et chronophages, des processus plus clairs et automatisés… Cette transformation, je l’ai un peu vécue à travers eux.
Dans cet article, je vous explique pourquoi et comment, selon mon expérience, la collecte de documents RH est une révolution silencieuse pour tout service en charge de gérer l’onboarding de nouvelles recrues.
Les équipes RH de nombreux établissements sont encore confrontées à des volumes impressionnants de documents au cours de la gestion administrative de leurs nouveaux employés.
Une étude de l’Association for Healthcare Documentation Integrity révèle que les grands hôpitaux gèrent en moyenne plus de 50 000 dossiers administratifs par an.
Des contrats de travail aux certificats médicaux, en passant par les justificatifs administratifs, la gestion des documents dits ‘papiers’ est un casse-tête logistique.
Et bien que les emails soient une indéniable avancée technologique dans le monde du travail, on voit vite qu’ils n’ont fait que déplacer le problème quand il s’agit de la gestion RH : au final, les fichiers se multiplient, se perdent ou sont mal classés.
Si on opte pour une solution de partage de fichiers, on rencontre un autre type de problématiques tout aussi frustrantes : réconciliation manuelle des informations, rangement, vérification que l’on a bien ce que l’on a demandé.
En conclusion, avec de tels outils et des volumes importants à gérer, c’est toute l’organisation qui perd en agilité.
D’après une étude de McKinsey, les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour à rechercher des documents mal rangés ou perdus. Je vous laisse imaginer l’impact que cela peut avoir pour un employeur tel qu’un hôpital, où chaque minute compte.
C’est un fait. La capture d’informations et la collecte de documents RH sont des processus compliqués, s’il est géré avec nos outils historiques de collaboration au quotidien.
De plus, dans certains environnements, où les équipes changent régulièrement (notamment pour les entreprises faisant appel à des vacataires, équipes volantes etc.), ces usages posent de plus en plus de questions.
C’est dans ce cadre que les directions RH doivent trouver une solution permettant d’optimiser le travail lié aux dossiers RH (embauches, demandes de congés, etc.) sans passer par de nouvelles embauches.
La bonne nouvelle est qu’il existe effectivement une solution simple. Découvrons-la ensemble.
Webinaire : Optimisez la création des dossiers employés
Découvrez toutes les clés pour créer et gérer des dossiers employés complets et conformes.
La collecte de documents RH lorsqu’elle est dématérialisée, consiste à utiliser de solutions technologiques dédiées pour centraliser, organiser et traiter toutes les pièces administratives attendues d’un service RH.
Concrètement, cela signifie que chaque document requis auprès d’un salarié ou d’une future recrue est directement demandé, collecté, validé et stocké via une plateforme en ligne sécurisée et dédiée à cet effet.
Qu’il s’agisse d’un document d’identité, d’un contrat, d’un certificat ou d’un justificatif, tous ces documents transitent via une plateforme de collecte de documents RH au lieu de passer par l’email des équipes RH.
L’objectif principal de ce type de technologie (dont Clustdoc fait partie) est de structurer les processus RH, d’éliminer les risques d’erreur et les délais associés à la gestion manuelle des documents RH.
Avec une solution professionnelle de collecte de documents RH, les utilisateurs bénéficient d’une interface intuitive et sécurisée pour soumettre de manière centralisée leurs documents en quelques clics. Tandis que les administrateurs RH peuvent suivre en temps réel l’état des pièces demandées, relancer automatiquement les salariés et garantir un traitement conforme aux normes en vigueur.
En parallèle, ce type de plateforme fournit tous les outils nécessaires à l’accélération des dossiers : relances automatiques, workflows de validation, suivi des actions sur le dossier, messagerie et bien plus.
Cette approche va bien au-delà de la simple dématérialisation : elle réinvente le processus de collecte de documents RH pour le rendre fluide, transparent et adapté aux réalités et aux usages d’aujourd’hui, tels que l’utilisation du téléphone comme canal principal de communication.
Un peu comme pendant la pandémie ou lors d’épidémies saisonnières.
Le problème étant qu’une fois la phase de recrutement effectuée et la réponse favorable obtenue, rien n’avait été mis en place pour garantir une intégration administrative rapide des nouvelles recrues.
L’intégralité du dossier administratif du futur salarié devait être constitué exclusivement par échange de mails – ce qui ralentissait considérablement la capacité de la fonction RH à tenir sa promesse pour répondre aux besoins des services.
La décision de migrer ce type de processus structurant pour un établissement public ou privé vers une solution dédiée de collecte de documents RH comporte de nombreux avantages pour n’importe quel département des ressources humaines.
Avec une solution comme Clustdoc, par exemple, les formulaires à remplir, les justificatifs et les contrats à signer par le salarié peuvent être soumis en un seul endroit et accessibles en interne à tout moment.
Un système de checklist clair et intelligent permet d’afficher en fonction de divers scénarios (situation, poste, type de contrat) la liste des éléments à fournir par tel ou tel employé. Celui-ci n’a plus qu’à les envoyer en quelques clics depuis un espace sécurisé via son ordinateur, sa tablette ou son smartphone.
Cette nouvelle approche garantit une meilleure organisation et impose à l’ensemble du service RH une manière de travailler plus efficace et plus structurée que par email, ce qui permet de faire des économies d’échelle, même en cas d’augmentation des recrutements.
Les nouveaux arrivants peuvent remplir et signer leurs documents à distance, évitant ainsi des allers-retours inutiles. Selon une étude d’ADP, les employés qui bénéficient d’un onboarding digital dans les hôpitaux sont 82 % plus satisfaits de leur intégration, ce qui met en lumière l’importance d’une approche spécifiquement adaptée au secteur de la santé.
Le traitement des dossiers d’onboarding administratif, se fait également de façon plus sereine, depuis un espace dédié à cet effet et peut être boosté grâce à l’OCR, la vérification de données et l’automatisation des tâches.
Bien sûr, la digitalisation complète d’un tel processus, intégrant l’étape de collecte des documents RH, permet aussi aux services RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que le développement des talents, la formation ou l’amélioration des politiques internes.
Un autre aspect souvent négligé concernant la collecte de documents RH est l’impact environnemental positif. En réduisant la dépendance au papier et aux emails, un hôpital contribue directement à la réduction des déchets et à la préservation des ressources naturelles.
L’aspect sécuritaire est aussi un atout majeur, les solutions numériques garantissent le cryptage des données et des systèmes de sauvegarde réguliers, offrant ainsi une tranquillité d’esprit incomparable quand on sait à quel point l’email est sujet à controverse.
Cela répond non seulement aux exigences réglementaires, mais aussi aux attentes légitimes que n’importe quel individu a le droit d’avoir quand il s’agit de protection d’informations personnelles.
Au-delà des avantages immédiats, la collecte des documents RH de manière complètement dématérialisée et automatisée a des répercussions positives sur le fonctionnement des hôpitaux. Sans solution numérique, les équipes en charge des ressources humaines peuvent passer plusieurs jours à réunir les documents nécessaires et à les vérifier pour intégrer un seul employé. C’est un gouffre en termes de temps, d’énergie et de coûts cachés pour un hôpital.
Avec une solution adaptée, le délai associé à la collecte de documents RH peut être réduit à quelques heures seulement.
Le gain est énorme en termes de productivité, mais également en coûts – permettant ainsi de réinjecter de la valeur dans des activités plus stratégiques.
La durée de conservation des documents RH dépend du type de document.
En règle générale, le Code du travail impose à l’employeur de conserver pendant 5 ans les principaux documents relatifs à la vie d’un salarié :
le contrat de travail et ses avenants ;
les bulletins de paie ;
le registre unique du personnel ;
le certificat de travail et les attestations de mutuelle ou de sécurité sociale.
Certaines données RH liées aux cotisations sociales ou aux régimes de retraite doivent parfois être archivées plus longtemps pour répondre aux obligations légales ou de santé publique.
Une bonne conservation des documents RH garantit la conformité et la traçabilité de la gestion des ressources humaines.
Lors de l’embauche, plusieurs documents RH obligatoires doivent être réunis pour constituer le dossier du salarié :
le contrat de travail signé ;
la pièce d’identité et le numéro de sécurité sociale ;
l’attestation d’affiliation à la mutuelle ;
les justificatifs relatifs au droit du travail ;
la fiche d’information du poste ;
le formulaire d’accueil et le registre unique du personnel.
Ces documents sont essentiels pour assurer le respect des obligations légales et simplifier la gestion RH dès l’arrivée du collaborateur.
Le dossier RH regroupe tous les documents RH obligatoires et relatifs à un employé (contrats, bulletins de paie, certificats, formations, etc.), tandis que le registre unique du personnel recense l’ensemble des salariés de l’entreprise.
Ce registre doit être tenu à jour à chaque arrivée ou départ, et conservé pendant au moins 5 ans après le départ du dernier salarié.
Une bonne organisation de ces deux types de documents RH garantit le bon fonctionnement administratif et la conformité de l’entreprise.
Les justificatifs relatifs au droit au travail permettent à l’employeur de vérifier que le salarié est autorisé à exercer une activité professionnelle en France, conformément au Code du travail et à la réglementation en vigueur.
Selon la situation du salarié, ces documents RH obligatoires peuvent varier :
Pour un salarié de nationalité française : la carte nationale d’identité ou le passeport en cours de validité suffit.
Pour un salarié ressortissant de l’Union européenne : une carte d’identité européenne ou un titre de séjour prouvant le droit de résider et de travailler en France.
Pour un salarié étranger hors UE : un titre de séjour portant la mention “autorise son titulaire à travailler” ou une autorisation de travail délivrée par la préfecture.
Dans certains cas spécifiques (ex. apprentissage, détachement, alternance), d’autres pièces comme la convention de formation ou la déclaration de détachement peuvent être exigées.
Ces documents RH doivent être conservés pendant 5 ans après le départ du salarié pour prouver le respect des obligations légales de l’employeur.
La plateforme qui réinvente vos parcours d’entrée en relation.
Avec Clustdoc, vous digitalisez vos démarches clients et administratives avec un workflow puissant et intuitif centré sur l’expérience utilisateur.
Si vous jonglez entre les outils pour gérer vos dossiers administratifs, vous allez adorer Clustdoc.
Marie est la voix de nos clients chez Clustdoc. Sa mission : vous accompagner dans la digitalisation de vos démarches clients & admins, et simplifier le quotidien de vos équipes.
