Qu’est-ce qu’un portail client ? Bien choisir sa solution

A customer portal is a multi-function private space allowing you in theory to exchange and interact with your customers. In fact, the client portal allows you to communicate or work effectively with a much larger audience. Customer portals, also called ‘Extranet’, can serve as a secure gateway between you and your future candidates for employment (we will then speak of Candidate space) or with your suppliers. 

The customer portal is a professional productivity tool that will meet the many needs of your organization: serve as a private space for certain visitors to your site, allow your customers to work with you on certain projects, facilitate the constitution of application files for your future employees or suppliers for example.

It is therefore a powerful and flexible solution that allows your teams and your usual contacts to collaborate intelligently and productively within the same space. The Customer Portal provides the entire organization with a secure place to manage the most important processes.

Implementing a customer portal in your organization can be an effective and inexpensive way to speed up your process and win customers faster. 

Customer portal, extranet and intranet… What’s the difference?

Customer portal, customer area, extranet, intranet, internet! We agree: all these terms end up losing more than one! But what is the true specificity of all these concepts. 

Well, there it is. Simply put, the Customer Portal, also known as the Extranet , connects people in your company to the outside world, whether they’re partners, customers, job candidates, or vendors. The intranet , on the other hand, connects the members of your company to each other.

The intranet aims to simplify the circulation of strategic information within the company itself and to strengthen the corporate culture.

To put it simply, the intranet is intended for employees, the extranet or customer portal is intended for the other interlocutors of the company.

What processes can be managed using a customer portal?

🔥 Onboarding of new customers

The use of a customer portal solution is essential if, as part of your activity, you need to pre-qualify each of your customers or collect information and documents essential to entering into a relationship.

This process, often very boring, requires many back and forths and a lot of repetitive tasks that you cannot afford to manage manually.

To ensure that you receive complete and compliant files, you need a system that automates this step and allows you to focus on the essentials. Look no further, what you need is a customer portal. 

🔥 Integration of future employees

Whether you work in a temp agency, in a Human Resources department or in a startup, it is very likely that recruiting candidates is one of your key topics.

Grâce à l’installation d’un portail client ou plus précisément d’un espace candidat, vous pourrez simplifier les processus de recrutement, d’intégration et de et de manière générale fluidifier vos activités RH en un clin d’oeil.

Vos futurs candidats disposeront d’un espace personnel, accessible depuis n’importe quel appareil et protégé d’un mot de passe via lequel ils pourront vous transmettre leur candidature, poser des questions, suivre l’état d’avancement de leur dossier et rester impliqué tout au long du processus de recrutement.

Lors de l’intégration des meilleurs profils, l’espace candidat prendra une toute nouvelle dimension. Vous pourrez enfin vous assurer de cocher toutes les cases requises à l’intégration de votre personnel et finis les oublis de carte vitale ou de CNI !

Depuis votre espace candidat personnalisable, vous pourrez y demander des documents, y afficher des tâches à accomplir, y faire signer des contrats sans même avoir à décrocher le téléphone. Une expérience grand luxe pour tout nouvel employé !

🔥 La sélection de fournisseurs

Voici un troisième processus intéressant à optimiser avec votre portail client (Appelons-le dans ce cas ‘Portail fournisseurs’ voulez-vous ? ).

La sélection de fournisseurs lors d’appels d’offre est un véritable cheminement nécessitant une certaine organisation et une bonne gestion du temps. 

Grâce à votre portail fournisseurs, vous pourrez préparer en amont des parcours de candidatures à vos appels d’offre que vos fournisseurs n’auront plus qu’à suivre afin de vous faire parvenir les informations et documents requis. 

🔥 La gestion de projets clients

Si vous travaillez dans une agence Web ou/ et Marketing, le fait d’installer un portail client vous sera d’une grande utilité pour collaborer et gérer efficacement vos projets avec les clients. 

Au sein d’un espace sécurisé et dédié à chaque client, vous pourrez demander des informations, publier des formulaires en ligne, partager les livrables pour chaque client.

Utiliser un portail client est donc une alternative de choix si vous souhaitez éliminer de vos processus les emails et les relances.

Quels avantages à utiliser un portail client ?

La question que vous vous posez certainement à ce stade est la suivante : Quels sont les avantages concrets à utiliser un portail client ? C’est une question tout à fait légitime.

Parmi la multitude d’outils gratuits qui existent aujourd’hui, il vous est sans doute déjà venu à l’esprit de rechercher des solutions pour gérer vos processus de manière efficace.

Peut-être avez vous un formulaire de contact sur votre site, depuis lequel vous pouvez collecter l’ensemble des informations et documents auprès de vos interlocuteurs.

Peut-être utilisez-vous une savante combinaison d’outils en libre accès vous permettant de gérer ce processus de manière judicieuse. Félicitations !

Cela signifie que vous êtes déjà dans une démarche d’optimisation de vos processus. Découvrez à présent quels sont les 2 avantages clés d’un portail client.

🔥 Moins de risques pour votre business

L’utilisation d’un outil de portail client (idéalement un portail client SaaS) élimine les risques pour votre société. Risques de non-conformité aux réglementations Européennes, notamment dans le cadre de la Protection des données, ainsi que les risques d’attrition de la part de clients impatient, confus ou peu engagés.

🔥 Plus d’efficacité et de contrats signés

L’avantage pour vous, c’est surtout une automatisation des processus de constitution de dossiers, de gestion des entrées en relation, d’onboarding etc.

The customer portal allows you to configure once and for all all the prerequisites specific to the paths you want your interlocutors to take.

You completely eliminate repetitive tasks from your operations and speed up the closing of contracts thanks to an all-in-one tool managing all the stages of your processes.

We can help you select the best solution for your company, do not hesitate to contact our experts or open a free account on our website.

[mailerlite_form form_id=1]