Qu’est-ce qu’un portail client ? Bien choisir sa solution

Un portail client est un espace privé multifonctions vous permettant en théorie d’échanger et d’interagir avec vos clients.

Dans les faits, le portail client vous permet de communiquer ou de travailler de manière efficace avec une audience beaucoup plus large.

Les portails clients, également appelés Extranet, peuvent servir de passerelle sécurisée entre vous et vos futurs candidats à l’embauche (on parlera alors d’Espace candidat) ou alors avec vos fournisseurs.

C’est est un outil professionnel de productivité qui saura répondre aux nombreux besoins de votre organisation, entre autres :

• servir d’espace privé pour certains visiteurs de votre site,

• permettre à vos clients de travailler avec vous sur certains projets,

• faciliter la constitution de dossiers de candidatures pour vos futurs employés ou clients par exemple.

C’est donc une solution puissante et flexible qui permet à vos équipes et vos interlocuteurs habituels de collaborer efficacement au sein d’un même espace. Le portail client permet donc à toute l’organisation de disposer d’un endroit sécurisé, depuis lequel vos collaborateurs seront en mesure de gérer les processus les plus importants.

La mise en place d’un portail client dans votre entreprise peut être un moyen efficace et peu coûteux d’accélérer votre processus et de gagner des clients plus rapidement tout en améliorant la qualité du service rendu.

Mais ce n’est pas tout. Dans cet article, je vous dévoile tout ce qu’il faut savoir sur les portails clients : leurs caractéristiques, leurs avantages et les multiples cas d’utilisation que vous pouvez mettre en place dès maintenant pour en maximiser l’efficacité au sein de votre organisation.

Portail client, extranet et intranet… Quelle différence ?

Portail client, espace client, extranet, intranet, internet… Nous sommes d’accord : tous ces termes finissent par en perdre plus d’un ! Mais quelle est la véritable spécificité de tous ces concepts ?

Pour faire simple, le portail client, également appelé Extranet, est une solution qui permet à une entreprise de fournir un service optimisé à ses clients en facilitant l’échange d’informations. Il connecte les membres de la société au monde extérieur, qu’il s’agisse de partenaires, de clients, de candidats à l’embauche ou de fournisseurs.

L’intranet, à l’inverse, est un outil interne destiné à connecter les collaborateurs de l’entreprise entre eux.

Ce dernier a pour objectif de simplifier la circulation des informations stratégiques au sein même de l’entreprise et d’améliorer le service interne. Il renforce la culture d’entreprise et optimise la communication entre les équipes.

Pour faire simple, l’intranet est destiné aux employés. Tandis que l’extranet ou portail client s’adresse aux autres interlocuteurs de l’entreprise, facilitant ainsi la transmission d’informations et l’accès aux services proposés.

Quels processus peuvent-être gérés à l’aide d’un portail client ?

🔥 L’onboarding de nouveaux clients

L’utilisation d’une solution de portail client est indispensable dans votre entreprise si, dans le cadre de votre activité, vous devez pré-qualifier chacun de vos clients ou collecter des informations et documents spécifiques et essentiels à l’entrée en relation.

Ce processus, souvent très ennuyeux, nécessite de nombreux aller-retours et beaucoup de tâches redondantes que vous ne pouvez pas vous permettre de gérer manuellement.

Afin de vous assurer de recevoir des dossiers complets et conformes du premier coup, il vous faut vous équiper d’un outil qui automatise cette étape cruciale pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.

Ne cherchez plus, ce qu’il vous faut est un portail client, une solution qui simplifie et optimise vos processus, tout en améliorant le service offert à vos clients.

🔥 L’intégration de futurs employés

Que vous travailliez dans une agence d’intérim, dans un département de ressources humaines ou dans une startup, il est fort probable que le recrutement de candidats soit l’un de vos sujets phares.

Grâce à l’installation d’une solution de portail en ligne ou plus précisément d’un espace candidat, vous pourrez simplifier les processus de recrutement, d’intégration, et de manière générale fluidifier vos activités RH en un clin d’œil – Terminé la paperasse administrative.

De leur côté, vos futurs candidats disposeront d’un espace personnel, accessible depuis n’importe quel appareil et protégé d’un mot de passe, via lequel ils pourront facilement vous transmettre leur candidature, poser des questions, suivre l’état d’avancement de leur dossier et rester impliqués tout au long du processus de recrutement.

Lors de l’intégration, l’espace candidat prendra une toute nouvelle dimension. Vous pourrez enfin vous assurer de cocher toutes les cases requises à l’intégration de votre personnel et fini les oublis de carte vitale ou de CNI ! Depuis votre espace candidat personnalisable, vous pourrez y demander des documents, y afficher des tâches à accomplir, y faire signer des contrats sans même avoir à décrocher le téléphone.

Une expérience bien plus engageante pour toute nouvelle recrue, grâce à un service moderne et un outil bien conçu qui simplifie l’accès aux informations essentielles pour l’entreprise. De plus, vous pourrez également centraliser toutes les données importantes dans une base de connaissance. Facilitant ainsi l’accès à l’information pour vos équipes et améliorant l’efficacité du processus.

Si vous travaillez dans une agence Web ou/ et Marketing, le fait d’installer un portail client vous sera d’une grande utilité pour collaborer et gérer efficacement vos projets clients.

Au sein d’un espace sécurisé et dédié à chaque client, vous pourrez demander des informations, publier des formulaires en ligne, partager les livrables pour chaque client, demander des paiements et plus encore.

Utiliser un portail client est donc une alternative de choix si vous souhaitez éliminer les allers-retours par mail avec vos clients et les multiples relances.

Quels avantages à utiliser un portail client ?

La question que vous vous posez certainement à ce stade est la suivante : Quels sont les avantages concrets à utiliser un portail client ? C’est une question tout à fait légitime.

Parmi la multitude d’outils gratuits qui existent aujourd’hui, il vous est sans doute déjà venu à l’esprit de rechercher des solutions pour gérer vos processus de manière efficace.

Peut-être avez-vous un formulaire de contact sur votre site, depuis lequel vous pouvez collecter l’ensemble des informations et documents auprès de vos interlocuteurs. Peut-être utilisez-vous une savante combinaison de d’outils en libre accès vous permettant de gérer ce processus de manière judicieuse. Félicitations !

Cela signifie que vous êtes déjà dans une démarche d’optimisation de vos processus au sein de votre entreprise. Découvrez à présent quels sont les 2 avantages clés d’un portail client pour votre entreprise.

Un portail client améliore la relation vis à vis de vos clients, en facilitant les échanges et en offrant une meilleure transparence. De plus, il a un impact direct sur la satisfaction client, en permettant de traiter rapidement les demandes et d’offrir un service de qualité.

🔥 Moins de risques réglementaires pour votre entreprise

L’utilisation d’un outil de portail client (idéalement un portail client SaaS) élimine les risques pour votre entreprise. Risques de non-conformité aux réglementations européennes, notamment dans le cadre de la protection des informations et des données, ainsi que les risques d’attrition de la part de clients impatients, confus ou peu engagés. En offrant un service optimisée, un portail client contribue à améliorer la relation client et la satisfaction client, tout en garantissant un service plus fluide et sécurisé.

🔥 Plus d’efficacité et de contrats signés

L’avantage pour vous, c’est surtout une automatisation des processus de constitution de dossiers, de gestion des entrées en relation, d’onboarding, et plus encore.

Le portail client vous permet de configurer une bonne fois pour toutes l’ensemble des prérequis spécifiques aux parcours que vous souhaitez faire emprunter à vos clients et autres interlocuteurs, garantissant ainsi une meilleure expérience d’entrée en relation.

Vous supprimez complètement les tâches répétitives de vos opérations et accélérez la clôture de contrats grâce à une solution tout-en-un gérant toutes les étapes de vos processus. Cet outil contribue à améliorer la satisfaction de vos clients en rendant l’expérience plus fluide et efficace, tout en optimisant le service fourni par votre entreprise. Votre image de marque ne sera que meilleure.

🔥Un service disponible en continu

Le portail client offre à ces derniers un accès immédiat aux demandes d’assistance, disponibles 24h/24 et 7j/7. Cela fait bien évidemment partie du support client. Ils peuvent soumettre leurs tickets à tout moment et suivre leur traitement sans contrainte horaire. Cette disponibilité renforce la relation avec l’entreprise en assurant une prise en charge rapide des demandes et des réponses efficaces.

En centralisant les échanges et en facilitant l’accès aux informations essentielles, le portail client optimise la gestion du service et améliore la satisfaction des clients.

🔥Gestion des tickets plus unifiée

Un portail client assure une gestion des tickets plus unifiée en regroupant toutes les demandes au sein d’un espace centralisé. Les clients bénéficient d’un suivi clair et structuré, avec la possibilité de soumettre leurs requêtes, de suivre leur avancement et d’accéder à des réponses en temps réel via une base de connaissances.

Pour les équipes, cela signifie une meilleure organisation, une priorisation plus efficace de gestion des tickets, et ainsi une réduction des échanges dispersés. En fluidifiant la communication et en optimisant le traitement des tickets de vos clients, un portail client contribue à un service plus réactif.

Ces outils qui proposent un portail client :

Vous vous demandez sûrement comment mettre en place un portail client pour votre entreprise ? Certains logiciel offrent justement ce service. Grâce à eux, vos clients peuvent soumettre des documents, suivre l’avancement de leurs demandes ou encore échanger avec votre équipe en toute simplicité. C’est pas ici :

• Clustdoc : La plateforme idéale pour accélérer la collecte et la constitution de dossiers et simplifier vos parcours d’entrée en relation. Son portail client en ligne et sécurisé permet aux utilisateurs via leur espace client, de démarrer leurs démarches administratives, d’accéder facilement à l’avancement de leur dossier et d’interagir avec vos équipes depuis une messagerie intégrée. Vous aurez également accès à un tableau de bord qui vous donnera une vue d’ensemble sur vos dossiers clients en temps réel. Profitez d’un essai gratuit de 7 jours.

• Zendesk : Cet outil, bien connu pour la gestion du support client, propose un portail client en libre-service où les utilisateurs peuvent soumettre des tickets et consulter une base de connaissances.

• Salesforce : Une solution complète pour créer un portail client personnalisé, permettant aux entreprises d’offrir un espace dédié à leurs clients, partenaires ou employés.

• HubSpot : Intégré aux outils de gestion de la relation client, il facilite les échanges et le suivi des demandes grâce à un portail client interactif.

Vous disposez désormais de toutes les informations nécessaires pour passer le cap et intégrer votre portail client à votre parcours d’entrée en relation. Vous serez en mesure de proposer un service plus fluide et personnalisé à vos clients, fournisseurs ou candidats, tout en optimisant la gestion interne de votre entreprise. En adoptant l’une de ces options, vous maximiserez non seulement l’efficacité de vos équipes, mais aussi la satisfaction de vos clients grâce à une interface dédiée et intuitive.