Procédure KYC : les fondamentaux, étapes clés et bonnes pratiques
Sommaire
Le KYC, pour « Know Your Customer », c’est la procédure incontournable pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
C’est aujourd’hui, une obligation légale pour les banques, les assurances, et toutes les entreprises du secteur financier.
Dans cet article, je vous explique les enjeux, les étapes clés et les bonnes pratiques pour optimiser la conformité KYC dans votre entreprise.
En quoi consiste la procédure KYC ?
La procédure KYC désigne un processus qui permet aux entreprises d’identifier et de vérifier l’identité des clients dans le but de prévenir les risques juridiques et financiers.
La mise en place de cette procédure permet aux sociétés de protéger leur activité contre la fraude, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, tout en garantissant la conformité légale des clients et de leurs transactions.
Prenons l’exemple concret de Mr Dupont, client de la toute nouvelle banque BANCOR à la mode qui n’a pas effectué correctement de procédure KYC à l’ouverture du compte bancaire de son client.
Mr Dupont est client depuis quelques mois et tout se passe bien, jusqu’au jour où il commence à transférer des sommes faramineuses vers des destinations ‘paradisiaques’.
Le banquier, alors très inquiet, essaie de comprendre ce qui se passe, commence à scruter l’identité, les revenus, l’emploi et le patrimoine de son client.
Il appelle même Mr Dupont pour éclaircir tous ces points mais… malheureusement, il s’avère qu’il est impossible de retracer la provenance de ces fonds tout comme l’objet de ces virements répétés.
En d’autres termes, certaines de ces transactions sont frauduleuses.
Résultat des courses, la banque BANCOR se fait épingler par l’autorité des marchés financiers, sa réputation se voit entachée dans la presse, elle perdra la confiance de ses clients et finira par fermer ses portes.
Morale de l’histoire, un processus KYC défaillant ou pire encore – inexistant, peut être fatal pour une organisation financière.
Pourquoi est-ce important ?
Vous l’aurez compris, la procédure KYC a pour but de renforcer la sécurité des transactions et aide à prévenir les activités criminelles qui peuvent venir des clients.
Si des activités suspectes sont détectées, les entreprises comme les banques peuvent encourir de lourdes sanctions.
Deutsche Bank et d’ING, se sont vus payer des amendes très élevées (parfois de plusieurs centaines de millions d’euros) pour ne pas avoir respecté les exigences de vigilance sur les clients.
Ce cas de figure souligne l’importance pour les entreprises de mettre en place des contrôles KYC rigoureux et de surveiller constamment les transactions suspectes de la part de leurs clients.
Aujourd’hui, bien que les institutions financières, et les assurances soient principalement concernées par le KYC, d’autres services qui opèrent également des transferts d’argent importants sont également tenus de respecter cette réglementation : agences immobilières, cabinets juridiques ou encore cabinets d’expertise comptable.
Il est, par ailleurs, crucial pour ces entreprises d’avoir un procédé KYC fluide.
Cela renforce la confiance des clients, réduit les erreurs et améliore l’efficacité tout en assurant une bonne relation commerciale.
À l’inverse, un processus complexe augmente le risque d’abandon des clients et d’erreurs de saisie lors de l’entrée en relation.
Le saviez-vous ?
Un onboarding client automatisé réduit le taux d’abandon de 40%, offrant à vos clients une expérience plus rapide, plus fiable et plus agréable.
Une procédure KYC bien structurée devient alors un indispensable pour délivrer une expérience d’entrée en relation aussi conforme que sans friction.
Voici quelques avantages d’un processus KYC bien structuré :
- Réduction des risques financiers et légaux : en vérifiant les informations clients dès le départ, vous évitez les mauvaises surprises et limitez les risques d’exposition à des sanctions.
- Amélioration de l’expérience client : des solutions fluides et automatisées rendent le processus plus rapide et moins frustrant.
- Augmentation de la fidélisation des clients : un processus transparent et sécurisé renforce la confiance et améliore la rétention.
Les étapes clés d’un processus KYC réussi
Maintenant découvrons ensemble les 4 grandes étapes clés, qui sont généralement à appliquer dans le cadre de votre stratégie d’évaluation du risque client.
Chacune des étapes clés décrites ci-dessous vous permettent de garantir la conformité des données que vous collectez auprès de vos clients.
1. Collecte des données clients
Pour rappel, le KYC qui signifie « Know Your Customer » a pour objectif de mieux connaître son client. La première étape consiste donc à recueillir des informations de base :
- Identité de la personne physique : nom, prénom, date de naissance, adresse du client Mr Dupont par exemple.
- Identité d’une personne morale : SIRET, activité de l’entreprise si le client est une entreprise.
- Identité des représentants de l’entreprise : nom, prénom, date de naissance des dirigeants et personnes clés de l’équipe de direction de l’entreprise cliente par exemple.
2. Vérification des documents
Une fois cette première étape effectuée, on passe donc à la vérification KYC.
Elle consiste à comparer les documents d’identité avec des bases de données officielles pour garantir leur authenticité et éviter tous risques.
Les banques vérifient, de manière très sérieuse, l’identité des clients, notamment ceux considérés comme PPE (Personne Politique Exposée).
Cette étape permet de confirmer l’identité du client et de prévenir la fraude ou le blanchiment d’argent.
Pour reprendre notre exemple de tout à l’heure, cela aurait donc permis au conseiller bancaire BANCOR de s’assurer que Mr Dupont est vraiment qui il prétend être.
3. Évaluation du risque lié au client
Une évaluation du risque va vous permettre d’analyser et de déterminer si l’identité du client présente un risque, en comparant ses données avec les bases de données :
- Profil de la personne physique ou morale,
- Historique de transactions,
- Affiliations et antécédents financiers,
- Etc…
Cet audit aide les banques et les assurances, par exemple, à déterminer le niveau de due diligence (ou de vérifications) à appliquer par rapport au client.
Les personnes présentant un risque élevé (entreprises internationales, clients impliqués en politique etc) peuvent nécessiter une procédure de vérification renforcée.
4. KYC et AML : deux procédures complémentaires
Une vérification AML (Anti-Money Laundering) est une procédure de vigilance obligatoire dans le cadre d’un processus KYC. Elle va donc permettre de vérifier que l’individu, ne figure pas sur des listes de surveillance ou de sanctions. Telles que :
- Les listes de sanctions (par exemple, l’OFAC aux États-Unis),
- Les listes de criminels recherchés,
- Les listes de terroristes potentiels.
Une fois le client identifié, les étapes AML peuvent inclure la surveillance continue des transactions, des vérifications de conformité et des audits pour identifier les activités suspectes.
En résumé, KYC et AML sont des procédures complémentaires pour garantir la conformité aux réglementations financières que les entreprises doivent mettre en place dans le cadre d’un procédé KYC.
Nos bonnes pratiques pour mettre en place des démarches KYC efficaces et conformes
Vous l’aurez compris, intégrer une démarche KYC à l’entrée en relation, vous permet de ne passer à côté d’aucune étape qui pourrait constituer un risque pour votre entreprise.
Car si ces étapes sont bien définies et comprises par toutes les personnes impliquées dans le processus, vous serez en mesure de sécuriser la collecte des informations clients et de travailler en toute conformité.
Étant d’humeur généreuse ☺️, je vous partage maintenant quelques bonnes pratiques à adopter pour réaliser vos démarches KYC de la meilleure des manières :
1. Listez et organisez les étapes de votre procédure KYC
Pour une procédure KYC efficace, veillez à lister les étapes clés (identification, vérification, évaluation des risques, surveillance) et ce qu’elles impliquent en termes de tâches (justificatifs attendus, formulaires à remplir, fichiers à examiner etc.).
Tenez compte des actions du client et de vos équipes car une bonne organisation assure l’auditabilité et la traçabilité du processus.
2. Digitalisez votre processus de collecte de documents
Dans un monde de plus en plus digitalisé, offrir une expérience RWD (Responsive web design) est un atout majeur.
Permettre à vos clients de compléter le processus de vérification KYC via leur smartphone ou tablette simplifie leur expérience d’entrée en relation et peut accélérer le procédé KYC.
Les solutions de constitution de dossiers clients comme Clustdoc sont conçues pour répondre à ces besoins et permettent à vos clients de télécharger leurs documents directement depuis leurs appareils mobiles.
Et oui, il faut s’adapter à tout le monde.
3. Automatisez au maximum les tâches de vos équipes
L’automatisation est essentielle pour rationaliser vos démarches de KYC.
Vous serez en mesure de simplifier la collecte et l’examen des documents et d’éliminer les tâches manuelles et les risques d’erreurs ou d’oubli lors de l’entrée en relation. – Tout en offrant une expérience sans friction aux clients.
4. Utilisez des solutions de vérification d’identité en temps réel
La vérification en temps réel améliore la précision et réduit les délais d’attente pour vos clients.
Les solutions de KYC vous permettent souvent d’intégrer des systèmes de vérification en temps réel, comme des API de vérification d’identité qui comparent automatiquement les documents soumis à des bases de données officielles.
Cette étape est également disponible via la plateforme de constitution de dossiers Clustdoc.
5. Renforcez les étapes de vérification des documents clients
La transparence est gage de confiance. Expliquez à vos clients pourquoi certaines informations sont nécessaires et comment elles seront protégées, surtout dans le cadre du RGPD.
Les clients doivent être informés du traitement de leurs données personnelles. Il est crucial de disposer d’un système sécurisé pour éviter toute fuite de données.
Conclusion
Un onboarding KYC est bien plus qu’une obligation légale ; c’est un pilier de la conformité et de la gestion des risques qui doit être déployé pour sécuriser les échanges entre des acteurs de nombreux secteurs.
En optimisant les étapes clés de ce processus et en utilisant des solutions comme Clustdoc, les entreprises se conforment aux normes tout en améliorant l’expérience client en toute sécurité.
Un processus KYC clair et structuré est essentiel pour protéger votre activité et instaurer la confiance avec vos clients.
Bienvenue chez Clustdoc
Clustdoc est la référence française de l’onboarding digital.
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Si vous jonglez entre les outils pour gérer vos clients, vous allez adorer Clustdoc.
Eya Silini
Notamment en charge de tous les contenus publiés sur ce blog, Eya aime le café, ses chats et bien sûr parler d'entrée en relation.
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