5 signes qu’il vous faut un logiciel de collecte de documents clients

Vous êtes-vous déjà demandé si votre équipe avait besoin d’un logiciel de collecte de documents ?

Ce type de logiciel vous permettrait de fluidifier la collecte de pièces justificatives auprès de clients, fournisseurs, candidats par exemple.

C’est un moyen efficace de réduire le temps de collecte, d’éliminer les frictions clients et de signer vos contrats plus rapidement.

Vous vous dites sûrement que vos processus actuels de collecte de documents sont convenables à ce stade de développement de votre entreprise.

Seulement, il est important d’anticiper la croissance pour ne pas avoir à jongler entre le papier, l’email, les clouds ou le téléphone alors que vous aurez des choses plus importantes à gérer.

N’ignorez pas les signes qui prouvent qu’il est temps pour votre société d’opter pour un logiciel de collecte de documents.

1.Vous passez votre temps à relancer les clients

Au début, tout cela faisait partie de la relation commerciale.

Vous relanciez gentiment vos clients lorsqu’un document venait à manquer.

Ça peut arriver à tout le monde d’oublier.

Maintenant, vous réalisez que les retards de vos clients, vous mettent vraiment dans une situation délicate. Vous tentez tant bien que mal de rester organisé(e) et reconnaissez que mettre à jour vos nombreux dossiers clients vous prend un temps fou.

Un logiciel de collecte de documents vous aidera à lutter contre ces oublis.

Vous pourrez créer des demandes de collecte digitales et y ajouter des dates limites que les destinataires ajouteront en un clic à leur calendrier pour éviter les oublis.

En un clic, il vous pourrez envoyer une relance à vos destinataires.

L’astuce Clustdoc :  Clustdoc envoie également des relances automatiques à vos destinataires.

Grâce aux relances, finis les oublis ! Vos clients peuvent vous envoyer les documents super facilement depuis leur mobile en les prenant en photo.

2.Vous utilisez plus d’une application pour collecter des pièces justificatives

Si vous avez l’habitude de jongler entre les applications web ou les outils informatiques pour demander, collecter, relancer, vérifier, valider, organiser, ranger les pièces justificatives de vos clients, il vous faut sûrement un logiciel de collecte de documents.

Investissez votre temps et votre énergie dans un logiciel de collecte de documents qui centralisera toutes ces tâches pour vous.

Plus besoin de demander des pièces par email, de relancer par téléphone, de collecter les pièces souhaitées par Google Drive, Dropbox ou WeTransfer, ni de faire des aller-retours pour maintenir les documents à jour ou en demander de nouveaux.

L’astuce Clustdoc : Une fois votre compte configuré, tout ce que vous avez à faire c’est de créer dans Clustdoc les listes de pièces justificatives que vous avez l’habitude de demander.

Nous les sauvegardons automatiquement dans votre compte afin que vous et votre équipe puissiez les utiliser à tout moment pour collecter des documents.

3.Vous passez beaucoup de temps à gérer la collecte de documents

Les entreprises performantes mettent en place des processus bien huilés pour simplifier la collecte de documents clients.

Pourquoi ?

Car un prospect qui abandonne en cours de route est un coût pour votre entreprise et constitue un risque (client mécontent= avis négatif).

Si vous avez l’impression que la collecte de documents vous prend trop de temps, c’est un signe de plus qui vous indique qu’un logiciel de collecte de documents ne serait pas une mauvaise idée.

Sans logiciel de collecte de documents, il est difficile de rester organisé et de se tenir au courant de l’avancée de chaque collecte.

Un logiciel de collecte efficace vous permet de gagner du temps, accélérer les choses et rester maître de vos processus.

L’astuce Clustdoc : Grâce à une interface intuitive et une organisation des documents reçus par clients, vous avez une vision claire des demandes de documents en cours et savez exactement ce qu’il manque et ce qu’il reste à faire.

4.Votre société est en pleine croissance

Plus votre entreprise grandit, plus vous perdez le fil des dossiers clients en cours et plus votre todo liste s’allonge.

Un bon logiciel de collecte de pièces justificatives vous permettra d’établir un processus unique dans toute l’entreprise, accessible à tous les membres de votre équipe, afin que chacun de vos employés suivent le même processus, sans perdre de temps.

Une fois que vous aurez ajouté vos employés à votre compte, ils auront accès aux mêmes modèles de listes de pièces à fournir et n’auront plus qu’à les utiliser pour faire des demandes de collecte auprès de clients, fournisseurs ou de candidats à l’embauche.

L’astuce Clustdoc : En tant que responsable du compte, vous pourrez à tout moment, mesurer la performance de votre équipe et voir les actions requises pour accompagner vos équipes dans la collecte de documents.

5.Vous souhaitez améliorer l’expérience de vos clients

Vous l’aurez compris, les logiciels de collecte de pièces justificatives ne servent pas uniquement à s’échanger des documents tels que le proposent les solutions de stockage en Cloud.

Les logiciels de collecte de documents sont de véritables outils de productivité qui donnent du pouvoir au demandeur et améliorent la conversion.

Ce sont des outils business.

En équipant vos équipes d’un logiciel de collecte de documents, vous renforcez vos relations avec les clients en les engageant dès le début de la relation commerciale.

Vos clients suivront un parcours sans friction, qui impactera positivement leur perception et leur confiance.

Un logiciel de collecte de documents, vous permet de rester professionnel, dès la première interaction avec vos prospects, de gagner en productivité, de centraliser et organiser toutes les informations collectées et de collaborer de manière plus efficace.

L’astuce Clustdoc : Grâce aux intégrations API, Clustdoc se connecte directement à votre CRM afin d’assurer un parcours impeccable à vos clients tout au long de la relation commerciale.

Nous espérons que toutes ces informations vous aideront à choisir la meilleure solution pour votre entreprise.