Portail candidat locataire clé-en-main.

Suivi des dossiers locataires plus facile.

Organisation et efficacité au sein de l'agence.


Immo Balcaen est une agence immobilière basée au Nord de Bruxelles. L'agence se charge, depuis 1998, d'accompagner avec succès les nombreux projets immobiliers des habitants de la région. La dynamique équipe de l'agence Immo Balcaen met aux services de ses clients, une gamme de services de qualité, tels que la gestion locative, la vente et la location.


Mr Patrick Balcaen, agent immobilier expérimenté et fondateur de Immo Balcaen supervise l’ensemble des procédures relatives aux locataires et aux propriétaires.

Dans ce cadre, il nous fait part de son expérience à l’utilisation du logiciel de constitution de dossiers, dans le cadre de la digitalisation des parcours locataires de l’agence. 

 

Un contexte délicat

 

La crise sanitaire et les mesures de distanciation sociales ont poussé l’équipe d’Immo Balcaen à prendre rapidement le tournant du digital. Soucieux d’optimiser l’expérience des futurs clients, ainsi que les flux de communications avec les clients et entre membres de l’équipe, Patrick a décidé d’opérer un changement en termes d’outils : fini le papier, place au digital.

 

« Avant Clustdoc, nous utilisions le bon vieux fax et le logiciel Word. Mais il fallait qu’une personne s’assure de la gestion des candidatures, de ne pas les oublier, etc. un fonctionnement loin d’être optimal : une perte de temps sur des procédures qui n’avançaient pas ».

 

Le digital : un atout indispensable pour l’agence Immo Balcaen, qui ne pouvait se résoudre à perdre en productivité, surtout en période de confinement. La réponse a été vite trouvée : Clustdoc, le logiciel de constitution de dossiers en ligne est apparu comme une solution rapide, pratique et économique.

 

« Au vu du Covid, digitaliser les procédures nous a permis de rentrer une dizaine de locations pendant le confinement. Et donc, le fait de pouvoir digitaliser le process de candidatures était vraiment fort intéressant. »

 

Une équipe plus sereine et performante

 

Grâce à la solution Clustdoc, les équipes Immo Balcaen ont su travailler plus efficacement malgré les circonstances exceptionnelles, tout en gagnant en productivité.

« Le tableau de bord me permet en un coup d’œil de voir où en sont les agents sur le traitement des dossiers. Je peux dès lors faire le point avec mon équipe sur l’avancement des procédures, rendant nos opérations davantage productives. »

 

 

Un parcours locataire simplifié malgré la distance

 

Aujourd’hui l’agence Immo Balcaen utilise principalement le logiciel Clustdoc pour simplifier l’expérience des futurs candidats à la location. En effet, les locataires accèdent en un clic à un portail locataire sécurisé et personnalisé, depuis lequel, il leur est très facile de démarrer leur candidature via leur ordinateur ou leur téléphone mobile.

 

« Lorsque nous avions des candidats locataires qui postulaient,  mon équipe devait chercher leurs dossiers parmi un trop grand nombre d’informations. »

 

Sélectionner des candidats locataires est désormais chose facile pour cette agence qui automatise ainsi les différentes étapes qui mènent à l’étude et à la sélection d’un dossier candidat.

 

 

Une meilleure collaboration entre les équipes et les clients

 

Pour Patrick il était primordial de travailler avec un outil intuitif et convivial.

 

« L’autre point très important pour moi est le côté collaboratif. Avec mon équipe en télétravail, Clustdoc permet à chaque membre de suivre les dossiers de l’entreprise »

 

D’autre part, l’utilisation de la solution Clustdoc a permis de dynamiser la collaboration au sein de l’équipe. Les fonctionnalités de relances et de messagerie interne ayant grandement fluidifié les échanges et accéléré la complétude des dossiers candidats locataires.

 

« Chez Immo Balcaen, que ce soit pour l’équipe ou du côté des clients, la solution Clustdoc facilite les activités de tous, tout le monde entend de pouvoir avancer sur le digital et de ne plus avoir à trimballer les dossiers physiques à droite et à gauche. Ils ont tous les documents sous la main : en une photo ils joignent le document attendu rapidement, fini le scan et les photocopies. »

 

Une disponibilité sans faille

 

L’équipe de l’agence Immo Balcaen semble par ailleurs ravie de travailler avec le logiciel Clustdoc qui lui simplifie le quotidien, tout en améliorant l’expérience de ses locataires. Un atout pour ses clients propriétaires qui peuvent être rassurés quant au suivi des dossiers et à la mise en location de leurs biens dans les meilleures conditions.

 

En termes de bénéfices, l’équipe Immo Balcaen retiendra surtout l'optimisation du parcours locataire, la satisfaction des clients et le gain de temps au quotidien pour les équipes impliquées dans la gestion des candidats locataires.

 

En plus des avantages apportés par la solution technologique, Mr Balcaen ne manquera pas de souligner un point essentiel :  la proximité et l’accompagnement des équipes Clustdoc qui ont à cœur la satisfaction des professionnels utilisateurs du logiciel. 

 

« Je suis ravi de la collaboration avec Marie (ndlr: Directrice générale de Clustdoc) qui est super efficace, ainsi que le reste de l’équipe Clustdoc. »

 

« Nous remercions l’équipe Clustdoc de leur écoute. En résumé : une solution efficace et une équipe réactive. »

 

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