Les 5 étapes KYC essentielles du processus à connaître

Les institutions financières parlent souvent de l’importance du processus KYC « Know Your Customer », mais pour beaucoup de sociétés ayant des ressources plus limitées, cela reste parfois un peu compliqué en termes de mise en place concrète dans l’organisation.

Pourtant s’attarder sur la connaissance client est une étape fondamentale pour renforcer la relation commerciale et rester dans les clous en matière de sécurité quel que soit le secteur dans lequel on évolue.

Des étapes KYC bien ficelées permettent d’évaluer les risques liés aux clients, de prévenir la fraude (blanchiment d’argent, financement du terrorisme) et d’assurer une conformité totale quant aux réglementations en vigueur.

Alors si le sujet vous intéresse ou fait partie de vos prochaines priorités, vous êtes au bon endroit.

Dans ce petit guide, je vous explique tout ce qu’il faut pour mettre en place un processus KYC au sein de votre département et j’en profiterai pour vous partager des astuces pour faire de ce processus une simple formalité pour vos équipes.

1. Documentez votre processus KYC

Vous gérez sûrement déjà des clients au quotidien, la première étape pour redéfinir votre processus KYC (Know Your Customer) sera donc de sortir de la gestion courante pour faire un audit de vos opérations.

Vous pouvez par exemple organiser une réunion de travail à laquelle vous convierez toutes les personnes qui interviennent au cours du parcours client : des chargés de la relation client au collaborateurs back-office, chargés de traiter les informations et les dossiers clients.

L’objectif ? Documenter chacune des étapes constitutives de votre parcours client afin de le redéfinir.

Ensemble, listez simplement toutes les actions que vos clients doivent effectuer, ainsi que celles qui concernent vos équipes en interne.

Ensuite, organisez les tâches à réaliser : demande d’information (générales, financières, historique, concernant les dirigeants etc.) collecte de documents, vérification des informations, et toutes celles qui selon vous sont indispensables à votre processus KYC.

Mon conseil : documenter chaque étape, même celles qui vous paraissent anodines ou évidentes. C’est la clé lors d’une procédure KYC, pour éliminer les risques d’oublis et les échanges à rallonge avec vos clients.

Notez également les spécificités clients ; selon le profil du client, vous demanderez peut-être un justificatif de domicile, des revenus, ou des documents spécifiques. Veillez à ne manquer aucune information à ce sujet.

Bien préparer sa checklist KYC, c’est rendre la collecte plus rapide, plus efficace et l’expérience client plus agréable.

Voici par exemple quelques justificatifs couramment demandés à l’étape de collecte de documents du processus KYC :

Personnes physiques : pièce d’identité, justificatif de domicile, infos personnelles
Personnes morales : identité des dirigeants, structure, docs financiers, activité

2. Choisissez bien vos outils de capture d’informations et de collecte de documents KYC

Maintenant que vous avez établi votre feuille de route, place à l’exécution de celle-ci – l’étape de collecte des informations et documents KYC.

A cette étape, beaucoup de professionnels se reposent (à tort) sur l’email pour demander et collecter les justificatifs ou renseignements requis dans le cadre du processus KYC.

Ne suivez pas cet exemple, car cette pratique n’est pas sans conséquence. 💀

En effet, l’utilisation de l’email dans ce cadre comporte des risques commerciaux et aussi de sécurité des données.

Pensez aux échanges interminables, aux formulaires incomplets ou simplement mal scannés, aux fichiers non adaptés, trop gros, ‘perdus’, ou tout simplement aux risques de retards à l’envoi des documents demandés.

Et puis, de vous à moi, est-ce que cela vaut vraiment le coup de mobiliser vos équipes et de repenser entièrement vos opérations KYC pour finir par utiliser pour vos échanges d’informations et de documents sensibles un outil aussi peu structuré et sécurisé que l’email ?

Je n’en suis pas si sûre.

D’ailleurs, chez Clustdoc, un de nos clients en sait quelque chose :

“Collecter les documents de conformité et de diligence via des e-mails et des liens WeTransfer n’était pas une partie de plaisir. (…) Pour les documents KYC, nous les recevions soit par email soit via d’autres outils. Avec ce type de process, nous n’avions aucune visibilité « .

Leur processus d’entrée en relation était complètement déstructuré et leurs équipes étaient en perte de contrôle total.

Grâce à Clustdoc, notre logiciel de constitution de dossiers KYC, leurs équipes ont réussi à instaurer un processus d’entrée en relation et de collecte de documents (100% digital et sans échanges d’emails).

Clustdoc leur a permis ainsi d’améliorer l’expérience client tout en étant plus efficace en matière de connaissance client :

« En ce qui concerne l’onboarding, cette étape du processus n’est pas la préférée des clients. Finalement, notre premier objectif était de maintenir leur engagement pendant cette période, afin d’obtenir les documents en temps voulu, et surtout d’éliminer au maximum les risques d’abandon «

L’option Clustdoc qui leur a permis de digitaliser mais surtout de fluidifier leur parcours d »entrée en relation KYC est le portail client grâce auquel, leurs clients peuvent consulter les éléments attendus et directement remplir les formulaires ou déposer les documents les concernant – de manière sécurisée.

Sans les outils adaptés, votre processus KYC bien que repensé de bout à bout reste encore fragile : la collecte manuelle des documents et d’informations + des outils non sécurisés ou non professionnels = des erreurs, des délais supplémentaires et des risques de non-conformité.

Le saviez-vous ?

En 2023, Binance, un acteur majeur des crypto-monnaies, a été sanctionné à hauteur de 3,4 milliards de dollars pour des infractions au KYC et au respect des lois anti-blanchiment (AML). Cette pénalité est la plus élevée jamais imposée par le ministère des Finances des États-Unis pour ce type d’infraction.

Travailler avec des outils adaptés à votre processus vous permet de faciliter la collecte de documents sensibles en vous assurant de respecter le cadre réglementaire de votre activité. (RGPD).

Résultat : un processus plus rapide, plus sécurisé, et sans tracas pour vous et vos clients.

3. Pensez à vérifier les informations de vos contacts

Pour établir au sein de votre entreprise un processus solide, prenez le temps de mettre en place des règles strictes de vérification des informations de vos clients.

Par exemple, vous pourrez désigner les collaborateurs ou départements en charge de chaque étape du parcours client (vérification des documents, approbations etc.) et définir également un ordre précis pour effectuer tous les checks relatifs à votre processus KYC.

Ce type de procédure opératoire standardisée peut être directement créé à l’aide d’outils comme Clustdoc – afin de faciliter l’exécution de ces tâches de vérifications pendant le traitement de vos futurs dossiers clients.

Aussi, vous pouvez vous appuyer sur des technologies de pointe pour extraire les données qui vous intéressent et les mettre à disposition de vos équipes pour vérification.

Par exemple, L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) fait très bien le job en ce qui concerne l’extraction de données.

Chez Clustdoc, certains de nos clients s’appuient sur cette capacité pour faire du ‘data matching‘ et comparer les contenus des dossiers clients avec des bases de données officielles.

En utilisant ce type de technologies, vous garantissez des vérifications plus fiables et rapides dans le cadre de votre parcours client.

Cette étape est essentielle pour vérifier l’identité du client, confirmer qu’il est bien celui qu’il prétend être, et identifier les risques dès le début.

4. Évaluez le niveau de risque client de manière systématique

L’évaluation du risque client est essentielle pour entretenir des relations commerciales durables et maintenir une base client saine.

En affaires, personne n’est à l’abri d’une mauvaise rencontre.

Un client bien sous tous rapports peut être mêlé (volontairement ou non d’ailleurs) à des activités opaques qui pourraient entacher votre relation et pire encore, votre business.

C’est pourquoi, la confiance n’exclut pas le contrôle quand il s’agit de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB-FT).

Prenons le cas d’une personne politiquement exposée (PPE), qui de par son statut, son métier, son influence, est forcément un peu plus à risque qu’une personne parfaitement lambda.

Si vous étiez amené à faire affaire avec ce type de client, il serait alors primordial d’effectuer des vérifications renforcées : une véritable Due Diligence approfondie (EDD) en somme.

Il s’agirait alors d’être très attentif aux informations liées à l’identité, à l’historique financier (l’origine et l’utilisation de ses fonds), aux éventuelles affiliations, au pays de résidence, etc.

Quand le risque est plus élevé, comme avec les PPE, on creuse un peu plus.

On regarde d’où viennent leurs fonds, leurs antécédents, et on s’assure qu’il n’y a pas de lien avec des activités douteuses.

Cette étape permet de vous prémunir des risques de fraude et de garantir la conformité aux réglementations.

Dans Clustdoc, il est par exemple possible de définir des règles personnalisées pour établir un score client de manière automatique, lorsque des informations spécifiques sont entrées dans un formulaire du processus KYC.

Par exemple, vous pourriez assigner au dossier de votre client PPE, une note de -10 points si son pays de résidence est un pays sensible sur le plan politique.

Tandis que vous lui donneriez +5 points si vous détectez une information qui constitue un point positif dans l’évaluation de son dossier.

5. Maintenez un processus de surveillance continue

Pour être en règle avec les normes AML (Anti-Money Laundering) qui font partie du processus KYC, vous devez vous assurer que vos clients existants et futurs ne figurent pas sur des listes de surveillance internationales.

Ces listes, comme celle de l’OFAC aux États-Unis, regroupent les personnes et entités suspectées d’activités illégales, comme le blanchiment d’argent ou le terrorisme (LCB-FT). Mais alors, comment s’y prendre ?

En trois étapes :

Comparez les informations du client avec celles des listes de sanctions internationales.
Vérifiez scrupuleusement les antécédents financiers et légaux du client pour repérer si ce dernier a des liens avec des activités suspectes.
Pensez à jeter un œil régulièrement à ces bases pour rester à jour avec les réglementations en cours.

Un processus de surveillance KYC continue, permet de repérer les risques de blanchiment d’argent et de garantir que les entreprises veillent à rester vigilantes face à leurs clients.

Chaque année, entre 2 et 5 % du PIB mondial (soit entre 800 milliards et 2 000 milliards de dollars) sont liés au blanchiment d’argent.

Vous l’aurez compris, un processus KYC conforme repose sur des étapes clés qu’il est essentiel de structurer. Même sans département dédié, une bonne organisation et les bons outils vous permettent de gérer ces obligations avec sérénité.

L’objectif : un KYC clair, fluide et sécurisé, qui assure à la fois la conformité, une expérience client optimale et une gestion efficace des risques. Voilà, vous avez toutes les clés en main pour réussir et intégrer facilement ce processus à vos services. À vous de jouer.

Bienvenue chez Clustdoc

Clustdoc est la référence française de l’onboarding digital.

Nous accompagnons les professionnels dans la transformation numérique de leurs parcours clients et administratifs avec un workflow puissant et intuitif qui met leurs clients et contacts au coeur du processus.

Si vous jonglez entre les outils pour gérer vos clients, vous allez adorer Clustdoc.