Conformité KYC et enjeux pour votre entreprise
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Que vous soyez courtier en assurances, comptable ou banquier, vous avez tous un objectif commun : la conformité KYC, c’est à dire vérifier que vos clients sont bien ceux qu’ils prétendent être. Et quoi de mieux que la mise en place d’un processus KYC pour être sûr de travailler en toute confiance avec vos clients.
Que ce soit pour gérer un portefeuille d’assurances, suivre les comptes ou superviser des transactions financières, la vérification d’identité est un passage obligé. Elle garantit non seulement la légalité des activités de vos clients, mais aussi leur conformité aux règles en vigueur.
Assurer la conformité grâce au KYC, c’est non seulement se soumettre aux régulations locales et internationales, mais aussi se protéger des risques juridiques et financiers, comme le blanchiment d’argent ou le financement du terrorisme (LCB-FT)
Nous allons voir ensemble quels sont les risques d’un processus d’identification trop ‘souple’, et comment mettre en place un parcours KYC conforme aux réglementations en vigueur – en quelques étapes seulement.
Les obligations réglementaires qui régissent le processus KYC
Les règles de conformités varient d’un pays à l’autre, mais elles poursuivent toutes le même objectif: s’assurer que les institutions ou professionnels amenés à gérer des transactions financières puissent savoir qui sont réellement leurs clients.
L’idée ? Prévenir les risques de fraude, le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et autres activités douteuses. En pratique, ce processus s’articule autour de régulations comme le RGPD en Europe, les lois AML (Anti-Money Laundering) aux États-Unis, et encore plein d’autres normes spécifiques à chaque pays. Je vous en dis davantage.
1. La norme RGPD
La norme RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), est une régulation européenne qui oblige les entreprises à protéger les données personnelles et la vie privée des citoyens de l’Union Européenne. Elle joue aussi un rôle clé dans le processus de connaissance du client. Pendant l’entrée en relation, les institutions et professionnels doivent s’assurer que les données collectées sont utilisées de façon légale, transparente et sécurisée. Et attention, seules les informations vraiment nécessaires doivent être demandées.
Ignorer les réglementations liées au RGPD, c’est risquer gros : des amendes pouvant grimper jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel. Dès lors, mettre en place une procédure KYC conforme au RGPD, c’est non seulement rester dans les clous, mais c’est aussi l’assurance de travailler en toute confiance avec vos clients. Un atout précieux pour les fidéliser.
2. Les réglementations anti-blanchiment d’argent (AML) et conformité
Et les normes AML, qu’est-ce c’est ? Les régulations AML (Anti-Money Laundering), très connues des institutions financières, exigent d’identifier scrupuleusement les clients et surveiller leurs transactions pour renforcer leur prévention contre le blanchiment d’argent. En Europe, la directive AMLD5 impose des règles strictes, comme la vérification d’identité et le suivi constant des comptes clients. De même aux États-Unis, des lois similaires sont appliquées via le Bank Secrecy Act et le Patriot Act.
À ce titre, la procédure KYC vous permet de détecter de telles activités suspectes, de garantir des transactions conformes et intègres, et d’éliminer tout risque d’encourir de sévères sanctions.
3. Les normes de conformité gouvernementales et internationales
Chaque pays ou région peut introduire des règles de conformité sur-mesure pour renforcer la sécurité et la transparence tout au long du processus d’identification des clients.
Aux États-Unis, par exemple, la loi SOX exige une documentation relativement stricte des contrôles internes pour les entreprises cotées en bourse. En France, la loi Sapin quant à elle, vise à lutter contre la corruption et promouvoir la transparence dans les affaires publiques et privées.
Et là vous vous demandez sûrement quel est le lien entre le KYC et ces différentes réglementations ?
En réalité, ces lois jouent un rôle central en renforçant l’importance du KYC qui agit ici comme un outil de gestion des risques. Elles imposent aux entreprises d’identifier et de vérifier leurs clients afin de prévenir la fraude, la corruption ou d’autres risques financiers. En conséquence, ces lois encouragent une vigilance accrue et garantissent une meilleure conformité. Sans quoi les institutions et professionnels se retrouveront à payer de lourdes sanctions.
Les principaux risques d’un KYC non conforme
Vous l’aurez compris, négliger votre procédure KYC, c’est comme jouer avec le feu : vous faites face à des sanctions légales, des amendes et une réputation ternie. Sous-estimer l’importance des dispositifs de contrôle lors du parcours d’entrée en relation peut vraiment coûter cher, tant financièrement qu’en termes de confiance vis-à-vis de vos clients.
Quels sont les risques financiers et juridiques ?
Les grandes instances, comme l’Union européenne, ont établi de lourdes sanctions pour les entreprises qui ne respectent pas les règles de conformité. Dans le secteur bancaire, des milliards de dollars de sanctions ont déjà été infligés ces dernières années pour non-respect des réglementations visant à lutter contre le blanchiment d’argent (AML) et KYC.
En plus des amendes, les entreprises négligentes risquent des audits plus fréquents et une surveillance renforcée.
Risques de fraude et de blanchiment d’argent
Sans un dispositif KYC solide et exhaustif, vous risquez vite d’ouvrir la porte à la fraude. C’est pourquoi introduire une étape d’identification des clients dès l’entrée en relation réduit les risques d’accueillir à bras ouverts des clients malveillants accompagnés de transactions frauduleuses.
Par exemple, automatiser votre processus “Know your customer” accélère l’identification des documents non conformes ou falsifiés pour vous permettre de déceler de potentielles activités illicites en un temps record.
Sans des contrôles renforcés, vous augmentez le risque d’activités illégales au sein même de votre activité. Résultat ? Des pertes financières, des risques juridiques, et une mise en danger de la sécurité des autres clients.
Une image de marque entachée
La confiance des clients, c’est crucial. Je ne vous apprends rien. Un scandale lié à la non-conformité, même petit, peut sérieusement entacher votre image. Clients comme partenaires préfèrent s’associer à des entreprises qui travaillent au regard du cadre légal, surtout dans des secteurs dans lesquels la sécurité et la confidentialité sont de mise.
Imaginez vous à la place de votre client : vous écoutez la radio en route pour le travail et vous apprenez que votre banque a été sanctionnée pour manque de vigilance et non-conformité. Quelle serait votre réaction ? Un doute instantané sur la sécurité de vos données et la confiance que vous pouvez accorder à cette entreprise. Et une fois ce doute installé, il est vraiment difficile de le voir partir.
Quelques conseils pour assurer la conformité de votre processus KYC (à chaque étape)
Mettre en place un processus KYC, c’est bien, mais il faut aussi qu’il soit efficace, à jour et facile à adapter au regard des évolutions réglementaires. Vous pouvez mettre en place quelques pratiques (testées et approuvées bien entendu) que je vais vous partager afin de garantir que votre processus KYC respecte les règles de conformité à chaque étape du parcours d’entrée en relation et pour éliminer tous les risques évoqués un peu plus haut – C’est cadeau.
1. Redéfinissez les politiques réglementaires de votre KYC
Chaque région ou secteur a ses propres règles KYC. Avec une plateforme flexible, vous adaptez vos formulaires et processus clients aux normes locales en un rien de temps. Par exemple, si votre entreprise opère en France et aux Émirats arabes unis, vous devrez peut-être traduire des documents ou collaborer avec un notaire local.
Côté protection des données : collecte, stockage, traitement des documents clients… tout doit être étudié au peigne fin. Le RGPD (et d’autres réglementations) exige aussi que vous informiez clairement vos clients sur leurs droits, comme la rectification ou la suppression de leurs données. Une manière professionnelle de renforcer la confiance qu’ils vous portent.
Et avec Clustdoc c’est encore plus facile d’y parvenir. Notre solution de KYC transforme vos démarches clients et administratives en un parcours simple et sécurisé. Avec Clustdoc , vous êtes en mesure de créer et déployer des parcours KYC pour collecter des documents, faire signer des contrats, ou encore remplir des formulaires. Tout est automatisé et organisé pour simplifier la vie de vos clients, optimiser votre gestion interne et répondre à vos exigences réglementaires.
2. Optimisez votre processus d’identification grâce à l’automatisation
L’automatisation est un atout majeur pour garantir la conformité de votre processus KYC. Mettez à disposition de vos équipes un outil professionnel pour automatiser la vérification et l’approbation des documents clients. En confiant la vérification des documents et des données à des systèmes automatisés, votre entreprise limite les erreurs humaines tout en rendant l’onboarding plus rapide. Gain de temps = gain de productivité = moins d’erreurs = entreprise conforme
Ici aussi, l’utilisation d’une solution KYC comme Clustdoc ne serait pas de trop pour vos équipes.
Avec Clustdoc, vos équipes sont en mesure d’effectuer des contrôles d’identité en temps réel, de manière systématique et sans effort :
– Vérifiez la complétion des tâches associées à vos parcours clients.
– Approuvez/rejetez les informations ou documents collectés.
– Automatisez les relances clients et les notifications entre vos équipes.
– Obtenez les validations nécessaires en interne en quelques clics
De cette manière, vos équipes de conformité peuvent intervenir rapidement et éviter tous risques de crimes financiers.
3. Formez continuellement vos équipes sur les normes KYC
La conformité KYC, ce n’est pas que des outils. Pour réussir votre processus KYC, il faut surtout des règles claires. Les équipes doivent être formées en continu pour suivre l’évolution des règles et connaître les tâches ou missions dont ils sont en charge.
Tous ces critères là qui constituent votre mode opératoire, seront mieux intégrés par les équipes s’ils sont documentés. Avec ces règles bien définies, vos équipes sont moins susceptibles d’oublier une étape d’instruction, ou de faire une erreur de vérification.
Des sessions de formation régulières aident vos collaborateurs à comprendre les enjeux à chaque étape du processus KYCet à réagir de manière adaptée.
En résumé, se concentrer sur le niveau de conformité de votre processus KYC est un enjeu crucial, quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez. Les règles européennes contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme sont strictes, et les sanctions internationales, particulièrement pour le secteur bancaire, peuvent être sévères.
Conclusion
Construire votre processus KYC autour de ces enjeux réglementaires vous permet de renforcer les étapes d’identification des clients, offrir une expérience d’entrée en relation nettement améliorée, et de vous assurer de collecter des dossiers complets et conformes. Maintenant, les questions liées à la conformité KYC et les enjeux qui vont avec n’ont plus de secrets pour vous.
Bienvenue chez Clustdoc
Clustdoc est la référence française de l’onboarding digital.
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Eya Silini
Notamment en charge de tous les contenus publiés sur ce blog, Eya aime le café, ses chats et bien sûr parler d'entrée en relation.
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