Qu’est-ce qu’une procédure opératoire standardisée (SOP) ?

Comme beaucoup, vous rêviez sans doute, enfant, de devenir pilote ou médecin. Ces professions incarnent des figures d’excellence, où méthode, précision et rigueur sont essentielles.

Que ce soit pour un pilote ou un médecin, chaque journée de travail débute par une liste de tâches précises à suivre scrupuleusement. Ce mode opératoire, souvent documenté sous la forme d’un processus, joue un rôle clé dans le succès d’un vol ou d’une intervention.

Dans le cadre professionnel, ces instructions structurées sont regroupées dans des SOPs (Standard Operating Procedures) ou Procédures Opératoires Standardisées. Ce document, conçut de manière claire et détaillée, constitue une véritable feuille de route pour vos équipes et garantie la bonne exécution des tâches.

Dans cet article, je vous propose de découvrir en détails ce qu’est une procédure opératoire standardisée (SOP) afin d’en connaître son utilité dans votre activité. 

Les SOPs, c’est quoi ?

Les procédures opératoires standardisées ou SOPs, désignent un ensemble d’instructions écrites qui préparent ou accompagnent un employé dans son travail.

Pensez à une checklist professionnelle ou une procédure opérationnelle que chaque collaborateur devra suivre scrupuleusement afin d’accomplir son travail dans les meilleures conditions.

La particularité de ces procédures, dites standardisées, vient du fait qu’elles s’appliquent autant de fois que nécessaire. Ainsi, le pilote devra effectuer une liste de tâches attendues avant le décollage et une autre liste de tâches avant l’atterrissage, et ce, à chaque décollage et à chaque atterrissage.

L’objectif ?

Réduire les risques d’erreur et s’assurer que le travail est toujours bien fait et sans perdre de temps. Ce modèle de fonctionnement inspiré de la checklist est tout à fait applicable à votre entreprise.

En mettant en place ce type de procédures au sein de vos équipes, vous assurez la bonne mise en œuvre de vos processus administratifs tout en gagnant en productivité.

Première bonne nouvelle :

Vous pouvez dès à présent mettre en place des SOPs au sein de vos différents départements. Encore mieux, il est très facile d’adapter votre mode opératoire en fonction de vos besoins métiers.

Voici quelques exemples :

• Une liste d’instructions pour accueillir de nouveaux clients

• Une liste de tâches à faire pour vérifier que vos opérations sont bien menées

• Une liste de choses à demander et à vérifier dans le cadre de l’intégration d’un nouvel employé

Quelques exemples de SOPs

Les SOPs s’appliquent à une multitude de fonctions et de processus métiers. Par exemple, dans la gestion des demandes clients, un mode opératoire pourra définir les étapes à suivre pour répondre efficacement à une requête.

Du côté des Services Financiers, une procédure opérationnelle pourrait détailler les différentes étapes pour examiner des paiements ou bien un rapport financier.

La mise en place d’une SOP implique de documenter précisément chaque étape d’un processus récurrent, et de fournir les outils et ressources nécessaires aux personnes concernées pour garantir sa bonne exécution du début à la fin.

Chaque procédure opératoire standardisée est ainsi conçue pour assurer la cohérence des actions et le respect des réglementations, en offrant aux équipes des repères clairs et précis pour chaque situation.

Pourquoi les SOP sont-elles si efficaces ?

Bonne question.

La mise en place de systèmes de référence pour vos employés permet de réduire considérablement la marge d’erreur ainsi que le temps de supervision nécessaire à la bonne réalisation des tâches.

En définissant clairement vos procédures opératoires standardisées (SOPs), vous offrez à votre équipe un cadre bien défini et cohérent. Les bénéfices d’un fonctionnement en système, grâce aux SOPs, se manifestent dès les premiers jours de mise en place.

Vous faites des économies

En mettant en place une procédure opérationnelle bien établie que toute votre équipe peut suivre, vous réduisez les risques que Bernard prenne deux fois plus de temps que Marc pour exécuter la même mission.

Et je n’ai rien contre Bernard !

Grâce à ce système, chaque membre de l’équipe n’aura plus qu’à suivre la checklist que vous aurez établie pour avancer sans distractions, en respectant les étapes définies dans le mode opératoire.

De plus, cela vous permet de simplifier la formation de nouveaux collaborateurs. Toutes les ressources nécessaires seront déjà disponibles dans votre document de référence pour que vos équipes puissent rapidement monter en compétences.

Ces SOPs centralisent toutes les informations essentielles et permettent de suivre le processus dans le format adéquat, garantissant ainsi une mise en œuvre uniforme et efficace au sein de l’équipe.

Vous réduisez le temps de supervision

Grâce à la mise en place d’un tel système standardisé, vous n’aurez plus besoin de vous répéter ou de superviser de près vos employés. Seul le document expliquant la procédure opérationnelle fera office de référence, qu’il s’agisse d’un fichier ou d’un mode opératoire détaillant les étapes à suivre. Vous garderez ainsi une trace écrite de la bonne exécution des actions à mener par vos équipes, en conformité avec les SOPs.

En suivant le processus établi, chaque collaborateur pourra utiliser les ressources appropriées et consulter les bonnes informations au bon moment.

Vous éliminez les moments de flottement

Lorsqu’une procédure opératoire n’est pas claire ou disponible par écrit, les questions pleuvent. Et lorsque les questions pleuvent, cela crée de l’inertie dans vos activités. Bref, vous perdez du temps et de l’énergie à clarifier les choses de manière répétitive.

Résultat ?

Vous éliminez d’emblée un lot de questions fréquentes qui pourraient survenir lors de l’exécution d’une tâche. Les choses avancent plus vite et tout le monde est content.

Vous responsabilisez vos équipes

Tout comme le pilote ou le chirurgien, vos équipes sont aux commandes. Le suivi des procédures en place est sous leur responsabilité et cela vous facilitera grandement la tâche au moment d’évaluer la qualité de leur travail. Chaque action doit donc être exécutée avec rigueur et toujours au regard de votre procédure opérationnelle.

En assurant une bonne application de ces processus internes, vous mettez en place un cadre structuré et transparent dans le travail de vos équipes, idéal pour identifier les potentiels axes d’amélioration et optimiser leurs performances.

Vous protégez votre organisation

Une entreprise où chaque employé met en place son propre mode opératoire freine sa croissance. La mise en place d’un mode opératoire unique à l’échelle du département ou de la société – pour chacune de vos activités – assure des processus conformes et faciles à suivre, même en période de forte activité.

La plupart des PME hésitent souvent à mettre en place un mode opératoire par peur de perdre en flexibilité. Cet article explique très bien comment la mise en place de telles SOPs contribue au contraire à faire gagner votre organisation en agilité et en rentabilité. Grâce à un processus standardisé, seule les personnes concernées accèdent aux bonnes informations.

Finalement, ce processus simplifie non seulement l’exécution des tâches, mais renforce également la traçabilité et la conformité à chaque étape.

Comment rédiger votre mode opératoire ?

La rédaction d’une SOP commence par la description des étapes de manière logique et structurée. Par exemple, pour la gestion de nouveaux clients, il vous suffit d’indiquer les étapes à suivre depuis son onboarding, jusqu’au suivi, en passant par les outils à utiliser pour y parvenir.

Autre exemple, pour une procédure de paiement, décrivez le processus d’enregistrement du paiement, notamment les vérifications et les outils à utiliser à chaque étape. Assurez-vous que chaque mode opératoire que vous documentez soit simple, structuré et testé sur le terrain pour garantir son efficacité.

Pourquoi digitaliser les SOPs ?

La digitalisation des SOPs simplifie leur gestion et leur accessibilité. En passant à un format numérique, vos équipes peuvent consulter les procédures opératoires en temps réel, où qu’elles soient, et avoir accès à des instructions de travail toujours à jour.

Cela réduit les erreurs comme des documents obsolètes ou mal partagés et optimise l’utilisation des outils appropriés pour une exécution plus rapide et efficace de vos procédures opératoires. De plus, si votre mode opératoire est amené à évoluer, vous pourrez facilement maintenir et pérenniser ces modifications au sein d’une checklist digitale évolutive.

La traçabilité est également de mise : vous disposez d’une visibilité claire sur chaque action réalisée.

Quels outils pour mettre en place un mode opératoire digitalisé ?

En résumé

Les modes opératoires regroupent un ensemble d’instructions claires et détaillées, essentielles pour accomplir un travail récurrent. Un mode opératoire efficace explique non seulement ce qui doit être fait, mais aussi comment cela doit être fait, facilitant ainsi son exécution au sein des équipes.

En unifiant les efforts de vos collaborateurs à travers des SOPs bien définis, vous mettez en place un mode opératoire qui optimise la productivité et crée un impact plus durable sur votre activité.