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Pourquoi moderniser la collecte de documents ?

Sommaire

Envoyer un email.

Transmettre la liste de pièces à fournir.

Récupérer les documents dans le Drive. En recevoir certains par email.

Relancer le client.

Réconcilier les documents reçus. Les ranger des dans les dossiers. Mettre à jour les documents.

Encore et encore.

C’est ce à quoi ressemble la collecte de documents dans beaucoup d’entreprises. Mais le monde à évolué, vos clients aussi. Pourquoi continuer à ralentir la signature de vos contrats avec des processus chronophages et complexes quand vous pouvez simplifier les choses ?

Toutes les entreprises cherchent à optimiser le parcours de leurs clients, en début et en cours de relation commerciale.

La collecte de documents ou de pièces justificatives fait partie du quotidien de nombreux professionnels.

Vous entrez en relation avec un prospect, travaillez avec un client, recrutez un candidat, sourcez un fournisseur et avez besoin de leurs documents avant de signer un contrat.

Si vous n’avez pas de logiciel de collecte de documents intégré à processus, vous perdez du temps, de l’argent et de l’énergie à chaque collecte.

Depuis le 1er octobre 2016, la Loi indique que la copie fiable d’un document à la même valeur juridique qu’un original.

Repenser la collecte de e-documents dans le cadre d’un contrat de vente, de location, d’une embauche, d’un appel d’offres est devenu un enjeu stratégique pour les grands groupes.

Pourquoi pas pour votre entreprise ?

Moderniser la collecte de documents

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Dans ce monde connecté où nous vivons, vous avez à disposition de nombreux outils professionnels pour fluidifier la relation commerciale et l’expérience de vos clients dès l’entrée en relation.

Vos clients quant à eux, lisent vos emails ou consultent votre site internet depuis leur mobile, pendant leur pause déjeuner, dans le métro ou peut-être même depuis leur canapé.

Si l’entrée en relation se fait à ces moments, vous devez simplifier l’envoi des documents afin que vos clients restent engagés.

Grâce à Clustdoc, il leur suffit de renseigner leurs informations sur votre site (grâce à l’extension Clustdoc par exemple) pour recevoir un mail qui récapitule la liste des documents que vous avez besoin de collecter auprès d’eux.

Ils accèdent alors à un dossier organisé, qui présente toutes les pièces une à une et les pousse à finaliser l’envoi en quelques minutes.

Ils bénéficient d’une présentation claire des documents demandés, peuvent vous les envoyer facilement depuis l’appareil de leur choix et revenir sur le dossier pour suivre l’avancée du dossier à tout moment.

C’est tellement plus pratique pour vos interlocuteurs.

Si vos clients ont des questions, Clustdoc leur permet de les poser directement depuis le dossier sans même avoir à ouvrir leur boîte email. Finis les emails qui vont dans les spams. 

Clustdoc rend votre société plus efficace.

Dans la grande majorité des cas, la collecte de pièces justificatives ne s’arrête pas une fois les documents collectés, nous le savons.

D’autres décisionnaires doivent également donner leur avis ou solliciter par votre intermédiaire de nouveaux documents auprès de vos clients.

Mais la réalité est que tous vos collègues et partenaires commerciaux ne vivent pas à quelques mètres de votre bureau.

Au lieu d’avoir à imprimer, faxer ou transférer des emails, vous pouvez les inviter directement dans le dossier de collecte Clustdoc afin d’obtenir leurs avis et avancer plus vite.

Collecter des pièces justificatives avec Clustdoc signifie que vous accordez une importance particulière aux informations de vos clients et que vous mettez en place des conditions de sécurité optimales afin de récupérer leurs documents.

La collecte de documents avec Clustdoc est simple, rapide et efficace. Un moyen économique et eco-friendly de fluidifier cette étape et avoir l’avantage sur vos concurrents qui n’ont pas cette option.

Bienvenue chez Clustdoc

Clustdoc est la référence française de l’onboarding digital.

Nous accompagnons les professionnels dans la transformation numérique de leurs parcours clients et administratifs avec un workflow puissant et intuitif qui met leurs clients et contacts au coeur du processus.

Si vous jonglez entre les outils pour gérer vos clients, vous allez adorer Clustdoc.

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Marie

Marie est la voix de nos clients chez Clustdoc. Sa mission : vous accompagner dans la digitalisation de vos démarches clients & admins, et simplifier le quotidien de vos équipes.

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