Démarches simplifiées : fonctionnement, usage et alternative

Ah, les démarches administratives… Rien qu’en entendant ces mots, on peut déjà sentir une montée de stress.

Qui dit démarches administratives, dit forcément formulaires interminables, allers-retours et délais souvent incompréhensibles.

Nous français, avons été tristement célèbres depuis toujours pour la complexité de notre système administratif, mais ça, c’était avant.

Depuis quelques années, il existe enfin une solution proposée par l’état, afin de transformer ce parcours du combattant en un chemin plus fluide et optimisé – pour tous.

Il s’agit de la solution Démarches Simplifiées.

Développée pour fluidifier la relation agent-usager, la plateforme permet de dématérialiser, automatiser et optimiser les démarches administratives.

Dans cet article, nous nous sommes penchés sur ce que propose cet outil, et vous présenterons Clustdoc, une excellente alternative pour des besoins du même ordre.

Démarches simplifiées : qu’est-ce que c’est ?

Démarches Simplifiées est une solution open source développée par la Direction Interministérielle du Numérique (DINUM), à l’issue du programme ‘Dites-le nous une fois’.

Ce logiciel en ligne s’adresse aux organismes publics et aux structures qui souhaitent proposer des formalités accessibles et simples à leurs usagers.

La plateforme a été conçue pour révolutionner la gestion des démarches administratives.

Elle digitalise entièrement des processus souvent perçus (à raison) comme lourds et chronophages, en les rendant plus accessibles, plus fluides et plus efficaces.

C’est un outil d’utilité publique car il simplifie la vie des usagers tout en offrant un gain de temps et d’organisation aux administrations françaises.

Une solution pensée pour tous

Le principe de la plateforme est de centraliser et d’automatiser les échanges autour des formalités administratives.

Les administrations ou les organismes publics créent des formulaires en ligne directement sur la plateforme.

Ces mêmes formulaires sont remplis en ligne, de manière rapide et sécurisée, par les usagers. Chaque étape est claire, guidée et intuitive, pour limiter les erreurs et éviter les frustrations.

Un traitement simplifié pour les agents

Du côté des administrations, la plateforme offre un espace dédié où toutes les demandes sont centralisées.

Les agents peuvent ainsi suivre l’évolution des dossiers en temps réel, demander des pièces complémentaires si nécessaire ou valider les formalités directement en ligne.

Tout est enregistré et structuré pour éviter les pertes d’informations et réduire les temps de traitement.

Une solution créée par l’administration pour l’administration

La particularité de la solution proposée par l’État est qu’elle est exclusivement dédiée et accessible par les pouvoirs publics qui envisagent de dématérialiser des procédures à destination des usagers.

Les utilisateurs sont, par exemple, les entités suivantes :

Directions régionales, administrations centrales, services déconcentrés, collectivités territoriales, opérateurs de l’État, etc.

Comment démarrer avec l’outil Démarches Simplifiées ?

L’ouverture du compte

L’accès au compte se fait sur demande et suite à une autorisation de la part des directions numériques du ministère.

Autrement dit, il n’est pas possible d’ouvrir un compte comme vous pourriez le faire avec une solution logicielle proposée dans le Cloud par une société du marché.

Quelles sont les fonctionnalités proposées ?

Descriptif de la formalité

Vous pouvez commencer par décrire l’objectif de la formalité depuis l’outil afin de donner plus de contexte et de fournir les précisions nécessaires à sa mise en place.

C’est aussi à ce moment que vous pourrez décrire les justificatifs attendus.

Une fois cette étape terminée, il ne vous restera plus qu’à y ajouter un logo et préciser quelques éléments supplémentaires, tels que la date limite de réception des dossiers, les aspects légaux et réglementaires (DPO, cadre juridique, etc).

Création de votre formulaire

Une fois la description effectuée, vous pouvez passer à la création du formulaire qui est le point de départ de chacune des formalités initiées via la plateforme. Ici, il vous suffit de paramétrer les différents champs de votre formulaire.

Vous disposez de la plupart des champs et options disponibles dans n’importe quel outil de formulaire en ligne : texte, choix déroulant, champs simples ou obligatoires, capture de consentement, champs répétés et bien plus.

Ce formulaire peut être créé en équipe ou de manière autonome grâce à l’accès au compte partagé entre les différents administrateurs.

Définition des modalités d’instruction des dossiers

Afin de rendre le traitement du dossier facile au sein de l’administration concernée, vous pouvez à ce stade prévoir des annotations privées qui permettront un traitement efficace des dossiers entrants.

C’est également à cette étape que vous pourrez préparer toute attestation ou email de mise à jour à l’attention de l’usager.

Vous pourrez également désigner les instructeurs des dossiers à venir et à paramétrer des avis d’experts, ce qui permettra au cours de l’instruction du dossier d’envoyer un mail à une ou plusieurs personnes prédéfinies pour obtenir un avis sur le dossier.

Publier la formalité

Voilà, vous avez terminé. Vous pouvez donc vérifier le contenu de la formalité avant de la publier en utilisant l’URL de votre choix.

Une fois la démarche publiée, il vous suffit de mettre à disposition des usagers le lien de celle-ci.

Au vu des fonctionnalités disponibles à date ainsi que des résultats enregistrés à ce jour par la Directrice du numérique, Démarches Simplifiées est une bonne option d’automatisation de formulaires pour les services publics.

Clustdoc, alternative ou solution complémentaire à la plateforme Démarches Simplifiées ?

Clustdoc propose une technologie d’orchestration et d’automatisation des processus administratifs.

Accessible aux services publics, mais également aux entreprises privées, le logiciel propose une approche globale pour permettre aux équipes métiers de digitaliser des processus métiers complexes ou à caractère innovant, qu’ils soient externes ou internes.

Les collectivités ou administrations qui utilisent Clustdoc ont donc pour objectif premier de rationaliser leurs opérations pour mieux relever les défis de demain.

Leurs besoins peuvent aller au-delà de la relation usager et concerner d’autres aspects de l’administration (opérations internes, processus de contrôle, traçabilité des actions liées à certaines initiatives, traitement de volumes, et bien plus).

Dans ce cadre, les fonctionnalités disponibles via le logiciel Clustdoc se concentrent sur l’industrialisation des processus : formulaires, workflows, esignatures, dossier digital facile à traiter, gestion de droits et permissions, circuits avancés de validation, génération de documents, pistes d’audit, etc.

De ce fait, Clustdoc pourrait parfaitement arriver en complément du logiciel Démarches Simplifiées au sein d’un même département.

Exemples de cas d’usage gérés avec Clustdoc

Dossiers de candidatures aux appels d’offres

La dématérialisation des dossiers de candidatures aux appels d’offres est un exemple concret où Clustdoc peut optimiser le processus, en automatisant la collecte, la vérification et le traitement des documents et en facilitant le suivi des étapes pour toutes les parties prenantes. 

Mise en place d’un portail citoyen

Dans ce second exemple, la mise en place d’un portail citoyen grâce à Clustdoc permet à la mairie de centraliser les dossiers liés à la vie scolaire.

Les citoyens ont le choix entre les démarches à effectuer et les demandes peuvent être routées vers les différents services de la ville de manière automatique.