Collecte de documents RH dématérialisée: pourquoi les hôpitaux s’y mettent
Sommaire
À force d’échanger avec des responsables RH dans le domaine de la santé, j’ai plongé dans un univers où les piles de papiers – parfois remplacées par des flots d’emails – rythment encore malheureusement les journées des équipes.
Mais c’est surtout en suivant nos clients RH dans leurs projets de digitalisation que j’ai réellement découvert l’impact positif de la collecte numérique des documents RH sur la productivité et l’efficacité opérationnelle.
Des équipes libérées des tâches manuelles et chronophages, des processus plus clairs et automatisés… Cette transformation, je l’ai un peu vécue à travers eux.
Dans cet article, je vous explique pourquoi et comment, selon mon expérience, la collecte de documents RH est une révolution silencieuse pour tout service RH dans le domaine de la santé.
Collecter des informations et des documents RH : un casse-tête ?
Les équipes RH des établissements de santé sont confrontées à des volumes impressionnants de documents au cours de la gestion administrative de leurs employés.
Une étude de l’Association for Healthcare Documentation Integrity révèle que les grands hôpitaux gèrent en moyenne plus de 50 000 dossiers administratifs par an.
Des contrats de travail aux certificats médicaux, en passant par les justificatifs administratifs, la gestion des documents dits ‘papiers’ est un casse-tête logistique.
Et bien que les emails soient une indéniable avancée technologique dans le monde du travail, on voit vite qu’ils n’ont fait que déplacer le problème quand il s’agit de la gestion RH : au final, les fichiers se multiplient, se perdent ou sont mal classés.
Si on opte pour une solution de partage de fichiers, on rencontre un autre type de problématiques tout aussi frustrantes : réconciliation manuelle des informations, rangement, vérification que l’on a bien ce que l’on a demandé.
En conclusion, avec de tels outils et des volumes importants à gérer, c’est toute l’organisation qui perd en agilité.
D’après une étude de McKinsey, les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour à rechercher des documents mal rangés ou perdus. Je vous laisse imaginer l’impact que cela peut avoir pour un employeur tel qu’un hôpital, où chaque minute compte.
C’est un fait. La capture d’informations et la collecte de documents RH sont des processus compliqués, s’il est géré avec nos outils historiques de collaboration au quotidien.
De plus, dans un environnement tel que l’hôpital, où la confidentialité des données est un élément primordial, ces usages posent de plus en plus de questions.
C’est dans ce cadre que les directions RH doivent trouver une solution permettant d’optimiser le travail lié aux dossiers RH (embauches, demandes de congés, etc.) sans passer par de nouvelles embauches.
La bonne nouvelle est qu’il existe effectivement une solution simple. Découvrons-la ensemble.
Webinaire : Optimisez la création des dossiers employés
Découvrez toutes les clés pour créer et gérer des dossiers employés complets et conformes.
La collecte numérique de documents RH, solution simple et efficace
La collecte de documents RH lorsqu’elle est dématérialisée, consiste à utiliser de solutions technologiques dédiées pour centraliser, organiser et traiter toutes les pièces administratives attendues d’un service RH.
Concrètement, cela signifie que chaque document requis auprès d’un salarié ou d’une future recrue est directement demandé, collecté, validé et stocké via une plateforme en ligne sécurisée et dédiée à cet effet.
Qu’il s’agisse d’un document d’identité, d’un contrat, d’un certificat ou d’un justificatif, tous ces documents transitent via une plateforme de collecte de documents RH au lieu de passer par l’email des équipes RH.
L’objectif principal de ce type de technologie (dont Clustdoc fait partie) est de structurer les processus RH, d’éliminer les risques d’erreur et les délais associés à la gestion manuelle des documents RH.
Avec une solution professionnelle de collecte de documents RH, les utilisateurs bénéficient d’une interface intuitive et sécurisée pour soumettre de manière centralisée leurs documents en quelques clics. Tandis que les administrateurs RH peuvent suivre en temps réel l’état des pièces demandées, relancer automatiquement les salariés et garantir un traitement conforme aux normes en vigueur.
En parallèle, ce type de plateforme fournit tous les outils nécessaires à l’accélération des dossiers : relances automatiques, workflows de validation, suivi des actions sur le dossier, messagerie et bien plus.
Cette approche va bien au-delà de la simple dématérialisation : elle réinvente le processus de collecte de documents RH pour le rendre fluide, transparent et adapté aux réalités et aux usages d’aujourd’hui, tels que l’utilisation du téléphone comme canal principal de communication.
Pourquoi gérer l’onboarding administratif avec une solution de collecte de documents RH ?
Un peu comme pendant la pandémie ou lors d’épidémies saisonnières.
Le problème étant qu’une fois la phase de recrutement effectuée et la réponse favorable obtenue, rien n’avait été mis en place pour garantir une intégration administrative rapide des nouvelles recrues.
L’intégralité du dossier administratif du futur salarié devait être constitué exclusivement par échange de mails – ce qui ralentissait considérablement la capacité de la fonction RH à tenir sa promesse pour répondre aux besoins des services.
La décision de migrer ce type de processus structurant pour un établissement public ou privé vers une solution dédiée de collecte de documents RH comporte de nombreux avantages pour n’importe quel département des ressources humaines.
Une expérience rapide et automatisée
Avec une solution comme Clustdoc, par exemple, les formulaires à remplir, les justificatifs et les contrats à signer par le salarié peuvent être soumis en un seul endroit et accessibles en interne à tout moment.
Un système de checklist clair et intelligent permet d’afficher en fonction de divers scénarios (situation, poste, type de contrat) la liste des éléments à fournir par tel ou tel employé. Celui-ci n’a plus qu’à les envoyer en quelques clics depuis un espace sécurisé via son ordinateur, sa tablette ou son smartphone.
Cette nouvelle approche garantit une meilleure organisation et impose à l’ensemble du service RH une manière de travailler plus efficace et plus structurée que par email, ce qui permet de faire des économies d’échelle, même en cas d’augmentation des recrutements.
Les nouveaux arrivants peuvent remplir et signer leurs documents à distance, évitant ainsi des allers-retours inutiles. Selon une étude d’ADP, les employés qui bénéficient d’un onboarding digital dans les hôpitaux sont 82 % plus satisfaits de leur intégration, ce qui met en lumière l’importance d’une approche spécifiquement adaptée au secteur de la santé.
Des dossiers plus faciles à traiter grâce à la collecte de documents RH digitalisée
Le traitement des dossiers d’onboarding administratif, se fait également de façon plus sereine, depuis un espace dédié à cet effet et peut être boosté grâce à l’OCR, la vérification de données et l’automatisation des tâches.
Bien sûr, la digitalisation complète d’un tel processus, intégrant l’étape de collecte des documents RH, permet aussi aux services RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que le développement des talents, la formation ou l’amélioration des politiques internes.
Un autre aspect souvent négligé concernant la collecte de documents RH est l’impact environnemental positif. En réduisant la dépendance au papier et aux emails, un hôpital contribue directement à la réduction des déchets et à la préservation des ressources naturelles.
La sécurité : un levier incontournable dans le domaine de la santé
L’aspect sécuritaire est aussi un atout majeur, les solutions numériques garantissent le cryptage des données et des systèmes de sauvegarde réguliers, offrant ainsi une tranquillité d’esprit incomparable quand on sait à quel point l’email est sujet à controverse.
Cela répond non seulement aux exigences réglementaires, mais aussi aux attentes légitimes que n’importe quel individu a le droit d’avoir quand il s’agit de protection d’informations personnelles.
Au-delà des avantages immédiats, la collecte des documents RH de manière complètement dématérialisée et automatisée a des répercussions positives sur le fonctionnement des hôpitaux. Sans solution numérique, les équipes en charge des ressources humaines peuvent passer plusieurs jours à réunir les documents nécessaires et à les vérifier pour intégrer un seul employé. C’est un gouffre en termes de temps, d’énergie et de coûts cachés pour un hôpital.
Avec une solution adaptée, le délai associé à la collecte de documents RH peut être réduit à quelques heures seulement.
Le gain est énorme en termes de productivité, mais également en coûts – permettant ainsi de réinjecter de la valeur dans des activités plus stratégiques.
Bienvenue chez Clustdoc
Clustdoc est la référence française de l’onboarding digital.
Nous accompagnons les professionnels dans la transformation numérique de leurs parcours clients et administratifs avec un workflow puissant et intuitif qui met leurs clients et contacts au coeur du processus.
Si vous jonglez entre les outils pour gérer vos clients, vous allez adorer Clustdoc.
Marie
Marie est la voix de nos clients chez Clustdoc. Sa mission : vous accompagner dans la digitalisation de vos démarches clients & admins, et simplifier le quotidien de vos équipes.
Ces articles pourraient vous intéresser
