Des études ont souligné que le délai moyen de réponse à un email est de 23 heures, ce qui peut paraître extrêmement long dans le cadre d’une relation commerciale. Malheureusement, malgré l’avènement de multiples plateformes sociales, plus réactives, l’email reste le moyen privilégié de communication des professionnels vers leurs clients. Vous l’utilisez d’ailleurs sans doute de manière systématique pour engager la conversation avec vos clients ou échanger des informations importantes dans le cadre de vos services. Mais qui dit email, dit risque d’oubli ou de spam. Alors, comment envoyer des relances clients par email lorsqu’on utilise l’email comme canal principal dans la relation client ?
Il existe plusieurs cas de figure pour lesquels il est essentiel de mettre en place un processus de relances clients par email.
Tout d’abord, lorsque vous êtes en phase de prospection commerciale et que les retours ne sont pas à la hauteur de vos attentes. La révolution digitale ayant fait de l’email une arme de choix pour les commerciaux, il est tout naturel de mettre en place des relances clients (dans les limites du RGPD bien sûr) afin de s’assurer qu’un email n’a pas été ignoré, oublié ou perdu.
Lors de l’onboarding (ou de l’intégration) de nouveaux clients, il est également requis de tenir au courant un client des différentes étapes à suivre pour constituer son dossier de location, de demande de prêt ou d’inscription à vos services. L’idée étant surtout d’accompagner le client au long d’un processus essentiel à son activation et d’éviter les risques d’attrition.
Qu’il s’agisse d’un email de prospection commerciale ou d’onboarding client, les challenges sont les mêmes. Les boîtes emails sont de plus en plus encombrées et les risques de spams de plus en plus fréquent.
Vous devrez donc mettre toutes les chances de votre côté afin d’attirer l’attention de votre interlocuteur et le pousser à vous répondre ou à accomplir l’action que vous attendez. Voici quelques outils simples qui vous permettront de mettre en place un système de rappels par email efficace quelque soit vos attentes.
Cette extension spécialement conçue pour votre boîte de réception Gmail vous permet d’envoyer des emails récurrents depuis Gmail. Grâce à Boomerang, vous avez la possibilité de programmer l’envoi de vos emails – idéal si vous vous retrouvez à écrire un email de relance client à une heure tardive-et pouvez également créer des séquences d’emails grâce au système de fréquence.
FollowupThen est un système dédié de relance par email qui vous permet tout comme Boomerang de retarder l’envoi de vos relances, mais également de les programmer. Des fonctionnalités avancées telles que les todo listes intégrées vous permettront de programmer des actions à définir un agenda de suivi depuis votre boîte email.
Si vous devez relancer vos clients dans le cadre de la constitution de leurs dossiers en ligne, Clustdoc vous permet de prendre en charge automatiquement l’étape de relances automatiques. Vous pouvez dans le cadre de vos dossiers, envoyer automatiquement jusqu’à 3 relances clients personnalisées à des échéances précises en vue de la bonne tenue de vos processus. À l’inverse de Boomerang et Followupthen, Clustdoc est une solution en français ce qui peut effectivement faciliter sa prise en main.
Clustdoc is a client onboarding orchestration platform used by modern teams around the world. With Clustdoc, you can run automated workflows for requesting, reviewing and verifying new customers’ data, documents and contracts – without juggling between tools.
If your team is managing new customers using emails, spreadsheets and PDFs, you’ll probably love using Clustdoc.
