{"id":48369,"date":"2025-11-05T14:03:29","date_gmt":"2025-11-05T14:03:29","guid":{"rendered":"https:\/\/clustdoc.com\/?p=48369"},"modified":"2026-02-04T16:25:28","modified_gmt":"2026-02-04T16:25:28","slug":"documents-rh","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/clustdoc.com\/fr\/blog\/documents-rh\/","title":{"rendered":"Comment digitaliser les documents RH de nouveaux employ\u00e9s ?"},"content":{"rendered":"\t\t
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Comment digitaliser les documents RH de nouveaux employ\u00e9s ?<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t
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\u00c0 force d\u2019\u00e9changer avec des responsables RH, j\u2019ai plong\u00e9 dans un univers o\u00f9 les piles de papiers, parfois remplac\u00e9es par des flots d\u2019emails, rythment encore malheureusement les journ\u00e9es des \u00e9quipes.<\/p>

Mais c\u2019est surtout en suivant nos clients RH dans leurs projets de digitalisation que j\u2019ai r\u00e9ellement d\u00e9couvert l\u2019impact positif de la collecte num\u00e9rique des documents RH sur la productivit\u00e9 et l\u2019efficacit\u00e9 op\u00e9rationnelle.<\/p>

Des \u00e9quipes lib\u00e9r\u00e9es des t\u00e2ches manuelles et chronophages, des processus plus clairs et automatis\u00e9s\u2026 Cette transformation, je l\u2019ai un peu v\u00e9cue \u00e0 travers eux.<\/p>

Dans cet article, je vous explique pourquoi et comment, selon mon exp\u00e9rience, la collecte de documents RH est une r\u00e9volution silencieuse pour tout service en charge de g\u00e9rer l’onboarding de nouvelles recrues.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Collecter des informations et des documents RH : un casse-t\u00eate ?<\/h2>

Les \u00e9quipes RH de nombreux \u00e9tablissements sont encore confront\u00e9es \u00e0 des volumes impressionnants de documents au cours de la gestion administrative de leurs nouveaux employ\u00e9s.<\/p>

Une \u00e9tude<\/a>\u00a0de l\u2019Association\u00a0for Healthcare Documentation Integrity<\/em>\u00a0r\u00e9v\u00e8le que les grands h\u00f4pitaux g\u00e8rent en moyenne plus de 50 000 dossiers administratifs par an.<\/p>

Des contrats de travail aux certificats m\u00e9dicaux, en passant par les justificatifs administratifs, la gestion des documents dits \u2018papiers\u2019<\/a> est un casse-t\u00eate logistique.<\/p>

Et bien que les emails soient une ind\u00e9niable avanc\u00e9e technologique dans le monde du travail, on voit vite qu’ils n\u2019ont fait que d\u00e9placer le probl\u00e8me quand il s’agit de la gestion RH : au final, les fichiers se multiplient, se perdent ou sont mal class\u00e9s.<\/p>

Si on opte pour une solution de partage de fichiers, on rencontre un autre type de probl\u00e9matiques tout aussi frustrantes : r\u00e9conciliation manuelle des informations, rangement, v\u00e9rification que l’on a bien ce que l’on a demand\u00e9.<\/p>

En conclusion, avec de tels outils et des volumes importants \u00e0 g\u00e9rer, c’est toute l’organisation qui perd en agilit\u00e9.<\/p>

D\u2019apr\u00e8s une\u00a0\u00e9tude de McKinsey<\/a>, les employ\u00e9s passent en moyenne 1,8 heure par jour \u00e0 rechercher des documents mal rang\u00e9s ou perdus. Je vous laisse imaginer l’impact que cela peut avoir pour un employeur tel qu’un h\u00f4pital, o\u00f9 chaque minute compte.<\/p>

C’est un fait. La capture d\u2019informations et la collecte de documents RH sont des processus compliqu\u00e9s, s’il est g\u00e9r\u00e9 avec nos outils historiques de collaboration au quotidien.<\/p>

De plus, dans certains environnements, o\u00f9 les \u00e9quipes changent r\u00e9guli\u00e8rement (notamment pour les entreprises faisant appel \u00e0 des vacataires, \u00e9quipes volantes etc.), ces usages posent de plus en plus de questions.<\/p>

C’est dans ce cadre que les directions RH doivent trouver une solution permettant d’optimiser le travail li\u00e9 aux dossiers RH (embauches, demandes de cong\u00e9s, etc.) sans passer par de nouvelles embauches.<\/p>

La bonne nouvelle est qu\u2019il existe effectivement une solution simple. D\u00e9couvrons-la ensemble.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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D\u00e9couvrez toutes les cl\u00e9s pour cr\u00e9er et g\u00e9rer des dossiers employ\u00e9s complets et conformes.<\/p>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\"Onboarding\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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La collecte num\u00e9rique de documents RH, une solution simple et efficace<\/span><\/h2>

La collecte de documents RH lorsqu’elle est d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e, consiste \u00e0 utiliser de solutions technologiques d\u00e9di\u00e9es pour centraliser, organiser et traiter toutes les pi\u00e8ces administratives attendues d’un service RH.<\/p>

Concr\u00e8tement, cela signifie que chaque document requis aupr\u00e8s d’un salari\u00e9 ou d’une future recrue est directement demand\u00e9, collect\u00e9, valid\u00e9 et stock\u00e9 via une plateforme en ligne s\u00e9curis\u00e9e et d\u00e9di\u00e9e \u00e0 cet effet.<\/p>

Qu’il s\u2019agisse d’un document d\u2019identit\u00e9, d’un contrat, d’un certificat ou d’un justificatif, tous ces documents transitent via une plateforme de collecte de documents RH au lieu de passer par l’email des \u00e9quipes RH.<\/p>

L\u2019objectif principal de ce type de technologie (dont Clustdoc fait partie) est de structurer les processus RH, d\u2019\u00e9liminer les risques d’erreur et les d\u00e9lais associ\u00e9s \u00e0 la gestion manuelle des documents RH.\u00a0<\/p>

Avec une solution professionnelle de collecte de documents RH, les utilisateurs b\u00e9n\u00e9ficient d\u2019une interface intuitive et s\u00e9curis\u00e9e pour soumettre de mani\u00e8re centralis\u00e9e leurs documents en quelques clics. Tandis que les administrateurs RH peuvent suivre en temps r\u00e9el l\u2019\u00e9tat des pi\u00e8ces demand\u00e9es, relancer automatiquement les salari\u00e9s et garantir un traitement conforme aux normes en vigueur.<\/p>

En parall\u00e8le, ce type de plateforme fournit tous les outils n\u00e9cessaires \u00e0 l’acc\u00e9l\u00e9ration des dossiers : relances automatiques<\/a>, workflows de validation, suivi des actions sur le dossier, messagerie et bien plus.<\/p>

Cette approche va bien au-del\u00e0 de la simple d\u00e9mat\u00e9rialisation : elle r\u00e9invente le processus de collecte de documents RH pour le rendre fluide, transparent et adapt\u00e9 aux r\u00e9alit\u00e9s et aux usages d\u2019aujourd\u2019hui, tels que l\u2019utilisation du t\u00e9l\u00e9phone comme canal principal de communication.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Pourquoi g\u00e9rer l\u2019onboarding administratif avec une solution de collecte de documents RH ?<\/h2>
Lors de mes discussions, l’un de mes interlocuteurs m\u2019a expliqu\u00e9 que son service RH devait souvent recruter du personnel de sant\u00e9 pour renforcer les effectifs de l\u2019h\u00f4pital en cas de pics d\u2019activit\u00e9.<\/span><\/div>

Un peu comme pendant la pand\u00e9mie ou lors d\u2019\u00e9pid\u00e9mies saisonni\u00e8res.<\/p>

Le probl\u00e8me \u00e9tant qu\u2019une fois la phase de recrutement effectu\u00e9e et la r\u00e9ponse favorable obtenue, rien n\u2019avait \u00e9t\u00e9 mis en place pour garantir une int\u00e9gration administrative rapide des nouvelles recrues.<\/p>

L\u2019int\u00e9gralit\u00e9 du dossier administratif du futur salari\u00e9 devait \u00eatre constitu\u00e9 exclusivement par \u00e9change de mails \u2013 ce qui ralentissait consid\u00e9rablement la capacit\u00e9 de la fonction RH \u00e0 tenir sa promesse pour r\u00e9pondre aux besoins des services.<\/p>

La d\u00e9cision de migrer ce type de processus structurant pour un \u00e9tablissement public ou priv\u00e9 vers une solution d\u00e9di\u00e9e de collecte de documents RH comporte de nombreux avantages pour n\u2019importe quel d\u00e9partement des ressources humaines.<\/p>

Une exp\u00e9rience rapide et automatis\u00e9e<\/h3>

Avec une solution comme Clustdoc, par exemple, les formulaires \u00e0 remplir, les justificatifs et les contrats \u00e0 signer par le salari\u00e9 peuvent \u00eatre soumis en un seul endroit et accessibles en interne \u00e0 tout moment.<\/p>

Un syst\u00e8me de checklist clair et intelligent permet d\u2019afficher en fonction de divers sc\u00e9narios (situation, poste, type de contrat) la liste des \u00e9l\u00e9ments \u00e0 fournir par tel ou tel employ\u00e9. Celui-ci n\u2019a plus qu\u2019\u00e0 les envoyer en quelques clics depuis un espace s\u00e9curis\u00e9 via son ordinateur, sa tablette ou son smartphone.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Cette nouvelle approche garantit une meilleure organisation et impose \u00e0 l\u2019ensemble du service RH une mani\u00e8re de travailler plus efficace et plus structur\u00e9e que par email, ce qui permet de faire des \u00e9conomies d\u2019\u00e9chelle, m\u00eame en cas d\u2019augmentation des recrutements.<\/p>

Les nouveaux arrivants peuvent remplir et signer leurs documents \u00e0 distance, \u00e9vitant ainsi des allers-retours inutiles. Selon une \u00e9tude d\u2019ADP, les employ\u00e9s qui b\u00e9n\u00e9ficient d\u2019un onboarding digital dans les h\u00f4pitaux sont 82 % plus satisfaits de leur int\u00e9gration, ce qui met en lumi\u00e8re l\u2019importance d\u2019une approche sp\u00e9cifiquement adapt\u00e9e au secteur de la sant\u00e9.<\/p>

Des dossiers plus faciles \u00e0 traiter gr\u00e2ce \u00e0 la collecte de documents RH digitalis\u00e9e<\/span><\/h3>

Le traitement des dossiers d\u2019onboarding administratif, se fait \u00e9galement de fa\u00e7on plus sereine, depuis un espace d\u00e9di\u00e9 \u00e0 cet effet et peut \u00eatre boost\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019OCR, la v\u00e9rification de donn\u00e9es et l’automatisation des t\u00e2ches.<\/p>

Bien s\u00fbr, la digitalisation compl\u00e8te d\u2019un tel processus, int\u00e9grant l’\u00e9tape de collecte des documents RH, permet aussi aux services RH de se concentrer sur des t\u00e2ches \u00e0 plus forte valeur ajout\u00e9e telles que le d\u00e9veloppement des talents, la formation ou l\u2019am\u00e9lioration des politiques internes.<\/p>

Un autre aspect souvent n\u00e9glig\u00e9 concernant la collecte de documents RH est l\u2019impact environnemental positif. En r\u00e9duisant la d\u00e9pendance au papier et aux emails, un h\u00f4pital contribue directement \u00e0 la r\u00e9duction des d\u00e9chets et \u00e0 la pr\u00e9servation des ressources naturelles.<\/p>

La s\u00e9curit\u00e9 : un levier incontournable dans le domaine de la sant\u00e9<\/h3>

L\u2019aspect s\u00e9curitaire est aussi un atout majeur, les solutions num\u00e9riques garantissent le cryptage des donn\u00e9es et des syst\u00e8mes de sauvegarde r\u00e9guliers, offrant ainsi une tranquillit\u00e9 d\u2019esprit incomparable quand on sait \u00e0 quel point l\u2019email est sujet \u00e0 controverse.<\/p>

Cela r\u00e9pond non seulement aux exigences r\u00e9glementaires, mais aussi aux attentes l\u00e9gitimes que n\u2019importe quel individu a le droit d\u2019avoir quand il s\u2019agit de protection d\u2019informations personnelles.<\/p>

Au-del\u00e0 des avantages imm\u00e9diats, la collecte des documents RH de mani\u00e8re compl\u00e8tement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e et automatis\u00e9e a des r\u00e9percussions positives sur le fonctionnement des h\u00f4pitaux. Sans solution num\u00e9rique, les \u00e9quipes en charge des ressources humaines peuvent passer plusieurs jours \u00e0 r\u00e9unir les documents n\u00e9cessaires et \u00e0 les v\u00e9rifier pour int\u00e9grer un seul employ\u00e9. C\u2019est un gouffre en termes de temps, d\u2019\u00e9nergie et de co\u00fbts cach\u00e9s pour un h\u00f4pital.<\/p>

Avec une solution adapt\u00e9e, le d\u00e9lai associ\u00e9 \u00e0 la collecte de documents RH peut \u00eatre r\u00e9duit \u00e0 quelques heures seulement.<\/p>

Le gain est \u00e9norme en termes de productivit\u00e9, mais \u00e9galement en co\u00fbts \u2013 permettant ainsi de r\u00e9injecter de la valeur dans des activit\u00e9s plus strat\u00e9giques.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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La solution qui digitalise toutes les \u00e9tapes de l'entr\u00e9e en relation <\/p>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Ne jonglez plus entre les outils pour g\u00e9rer vos dossiers clients et administratifs<\/p>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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FAQ<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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La <\/span>dur\u00e9e de conservation des documents RH d\u00e9pend du type de <\/span>document.<\/span><\/p>

En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, le <\/span>Code du travail impose \u00e0 l\u2019<\/span>employeur de <\/span>conserver pendant 5 ans les principaux <\/span>documents relatifs \u00e0 la vie d\u2019un <\/span>salari\u00e9 :<\/span><\/p>