Comme beaucoup, vous rêviez sans doute étant enfant de devenir pilote ou médecin. L’un comme l’autre incarnent des figures d’excellence qui travaillent avec beaucoup de méthode, de maîtrise et de minutie. Un médecin, tout comme un pilote de ligne, se doivent d’effectuer une liste de tâches précises avant de démarrer leur travail. Cet ensemble d’instructions – à suivre à la lettre – conditionnent bien souvent la bonne conduite du vol ou le déroulement d’une intervention. Dans le monde professionnel, ces instructions sont regroupées dans un document appelé ‘Procédure Opératoire Standardisée’ ou SOP (Standard Operating Procedure) en anglais. Dans cet article, je vous propose de découvrir en détails ce qu’est une procédure opératoire standardisée afin d’en connaître son utilité dans votre activité.
Les procédures opératoires standardisées sont un ensemble d’instructions écrites qui préparent ou accompagnent un employé dans son travail.
Pensez à une checklist professionnelle ou un mode opératoire que chaque employé devra suivre scrupuleusement afin d’accomplir son travail dans les meilleures conditions.
La particularité de ces procédures, dites standardisées, vient du fait qu’elles s’appliquent autant de fois que nécessaire. Ainsi, le pilote devra effectuer une liste de tâches attendues avant le décollage et une autre liste de tâches avant l’atterrissage et ce, à chaque décollage et à chaque atterrissage.
L’objectif ?
Réduire les risques d’erreur et s’assurer que le travail est toujours bien fait et sans perdre de temps.
Ce modèle de fonctionnement inspiré de la checklist est tout à fait applicable à votre entreprise.
En mettant en place ce type de procédures au sein de vos équipes, vous assurez la bonne mise en oeuvre de vos processus administratifs tout en gagnant en productivité.
Première bonne nouvelle.
Vous pouvez dès à présent mettre en place des procédures opératoires standardisées au sein de vos différents départements. Voici quelques exemples :
-Une liste d’instructions pour accueillir de nouveaux clients
-Une liste de tâches à faire pour vérifier que vos opérations sont bien menées
– Une liste de choses à demander et à vérifier dans le cadre de l’intégration d’un nouvel employé
Bonne question.
La mise en place de systèmes de référence pour vos employés permet de réduire considérablement la marge d’erreur ainsi que le temps de supervision nécessaires à la bonne exécution de tâches.
Les bénéfices d’un fonctionnement en système, grâce aux procédures opératoires standardisées se voient dès les premiers jours de mise en place. Voici comment :
En mettant en place une procédure bien établie que toute votre équipe peut suivre, vous réduisez les risques que Bernard prenne 2 fois plus de temps que Marc pour exécuter la même mission. Et je n’ai rien contre Bernard.
Mais grâce à ce système, chacun n’aura plus qu’à suivre la checklist que vous aurez établie pour avancer sans distractions.
De plus, l’arrivée de nouveaux employés se fera très simplement : toutes les ressources nécessaires seront déjà disponibles dans le document pour les aider à montre en compétences facilement.
Grâce à la mise en place d’un tel système standardisé, vous n’aurez plus besoin de vous répéter ou de superviser de près vos employés. Seul le document expliquant la procédure fera office de référence et vous garderez une trace écrite de la bonne exécution des actions à mener par vos équipes.
Lorsqu’une procédure n’est pas claire ou disponible par écrit, les questions pleuvent. Et lorsque les questions pleuvent, cela crée de l’inertie dans vos activités. Bref, vous perdez du temps et de l’énergie à clarifier les choses de manière répétitive.
La procédure opératoire standardisée élimine d’emblée un lot de questions fréquentes qui pourraient survenir lors de l’exécution d’une tâche. Les choses avancent plus vite et tout le monde est content.
Tout comme le pilote ou le chirurgien, vos équipes sont aux commandes. Le suivi des procédures en place est sous leur responsabilité et cela vous facilitera grandement la tâche au moment d’évaluer la qualité de leur travail.
Une entreprise ou chaque employé met en place son propre mode de fonctionnement freine sa croissance. La mise en place d’un mode opératoire unique à l’échelle du département ou de la société -pour chacune de vos activités- assure des pratiques conformes et faciles à suivre, même en période de forte activité.
La plupart des PME hésitent souvent à mettre en place un mode opératoire par peur de perdre en flexibilité. Cet article explique très bien comment la mise en place de tels systèmes contribue au contraire à faire gagner en agilité et en rentabilité.
La deuxième bonne nouvelle est la suivante.
Vous disposez aujourd’hui de nombreux outils pour mettre en place des modes opératoires dans votre entreprise. Les plus basiques sont des outils de Todo listes tels que Wunderlist ou Todoist.
Pour un usage professionnel, vous pouvez vous tourner vers des solutions françaises telles que Clustdoc qui combinent une interface administrateur avec un portail sécurisé depuis lequel vos équipes pourront engager vos clients ou interlocuteurs principaux, si besoin.
Bien sûr grâce aux modèles Clustdoc, disponibles dans votre compte en ligne, vous disposerez d’une trame pour démarrer la création de vos procédures facilement. Pour en savoir plus sur la mise en place de modes opératoires dans votre entreprise, consultez notre article à ce sujet.
Les procédures opératoires standardisées regroupent un ensemble d’instructions, de tâches ou de choses à accomplir pour mener à bien une un travail récurrent.
Une procédure efficace explique clairement à l’employé ce qui doit être fait mais également comment cela doit être fait, ce qui facilite l’exécution au sein des équipes. C’est donc un outil puissant qui vous permettra d’unifier les efforts de vos employés pour un impact plus durable sur votre activité.
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