La signature d’un contrat est un moment crucial de la relation commerciale. Pour l’entreprise, c’est un peu la consécration, tandis que pour le client cela signifie que l’on va enfin bénéficier du service que l’on attendait.
C’est malheureusement une étape qui prend du temps et énormément d’énergie : le demandeur doit user de stratagèmes pour capter l’attention de son client et s’assurer que la signature se fasse dans les meilleurs délais.
Le client doit s’infliger quelques heures de labeur pendant lesquelles il devra imprimer, scanner les pages du contrat avant de les renvoyer par email, si la taille du fichier le permet. Autant de contraintes qui impactent directement la capacité à clôturer des contrats du côté des commerciaux.
Depuis quelques années, la signature électronique est apparue pour résoudre ces problèmes de fond. Vous y pensez mais ne vous ne vous y êtes toujours pas mis ? Aucun problème, nous aborderons en détails le concept de signature électronique pour vous aider à l’intégrer progressivement dans votre entreprise.
La signature électronique, e-signature ou signature numérique a pour objectif de confirmer l’identité d’un signataire et l’intégrité d’un document. En d’autres termes, elle vous permet de vous assurer à l’envoi de votre contrat que Mr Dupont, censé signer le document est bien celui qui y a apposé sa signature.
Elle reprend bien évidemment le principe de base de la signature traditionnelle tout en la rendant plus adaptée aux pratiques commerciales actuelles et surtout plus sécurisée.
Vous l’aurez compris, la signature électronique n’a rien d’une signature effectuée à main levée à l’aide d’une souris sur Paint.
La signature numérique combine un chiffrement et hachage ce qui lui confère un niveau de sécurité maximal. Ce système s’apparente à un SAS de banque où il faut 2 portes pour y accéder.
La première porte étant comme une clé publique (tout le monde peut l’ouvrir) et la seconde, comme une clé privée (seule la banque peut activer son ouverture).
Bien sûr, lorsque les 2 portes ne sont pas ouvertes et ce, peu importe la raison, les vigiles ou la police prennent le relai.
Dans le cas de la signature électronique, cela signifierait donc que la signature n’est pas vérifiée et le demandeur est en informé.
Retenons donc que la signature électronique dispose de 2 clés : la première est accessible à toute personne souhaitant vous faire signer un document et la seconde est la vôtre – celle dont vous avez besoin pour signer le document.
La magie de la signature électronique consiste donc à faire matcher ces 2 clés.
Le cas contraire, cela signifie que l’une des deux personnes engagées dans la transaction est non-vérifiée ce qui peut remettre en cause la pertinence de l’opération.
C’est la raison pour laquelle nous avons intégré chez Clustdoc des modules de signature électronique certifiés et reconnus à l’échelle internationale, afin de vous aider à constituer des dossiers en ligne plus facilement et en toute sécurité.
Quelle que soit la solution pour laquelle vous optez, le processus de signature numérique est plus ou moins similaire et surtout très simple.
Vous préparez votre document en y insérant les champs à remplir par le destinataire, avant d’envoyer le document et voilà.
De son côté, le signataire entre les bonnes informations dans le document qu’il s’agisse d’une date, d’initiales ou de sa signature.
Nos clients utilisent Clustdoc pour fluidifier leurs parcours clients ou leurs procédures administratives.
Clustdoc intervient donc au moment de l’entrée en relation dans le cadre de souscriptions en ligne, d’inscriptions, de candidatures qui nécessitent la constitution de dossiers et la signature de documents.
Grâce aux modules de signature électronique que nous avons intégrée, nos clients ont mesuré 3 avantages immédiats.
L’utilisation de la signature électronique permet une économie instantanée de papier qui profite à votre business. Les commerciaux de votre entreprise n’auront plus à imprimer des contrats avant de les transmettre aux clients. Tout se fait en ligne et la planète vous dit merci !
Le papier rassure, c’est vrai. Mais le papier est une ressource très fragile quand on parle de contrats. Une entreprise moderne ne peut se permettre de risquer la perte, l’altération ou la destruction de contrats papier. Les contrats signés numériquement quant à eux garantissent cette intégrité en plus de vérifier que la signature provient de la bonne personne.
Inutile de vous en dire plus. Tout va plus vite de nos jours ce qui signifie que les cycles de vente trop longs sont un danger pour votre structure, surtout si vous êtes une PME. Grâce à la signature électronique, vos contrats peuvent être signés simultanément en quelques secondes et ce, malgré la distance.
Le Règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Service fixe depuis 2016 les critères à respecter pour qu’un procédé de signature numérique soit valide au sein de l’Union Européenne. Il définit également les 4 niveaux de signature électronique correspondant à des niveaux de sécurité différents.
Aux États-unis une loi fédérale appelée ESIGN (the Electronic Signature in Global and National Commerce Act) avait déjà établie la signature électronique comme élément valable légalement, au même titre que la signature traditionnelle dès 2000.
La légalité des signatures électroniques ne fait donc plus débat depuis plusieurs années, vous pouvez l’utiliser en soute sérénité dans le cadre de votre activité.
L’eIDAS a établit 4 niveaux de sécurité correspondant à un nombre équivalent de processus valides de signature électronique :
La signature électronique simple, (utilisée dans 90% des cas)
La signature électronique avancée de Niveau 2,
La signature électronique avec certificat qualifié de niveau 3,
La signature électronique qualifiée de niveau 4.
Dans le cadre de la signature numérique, peut-être avez-vous déjà entendu parler du certificat digital ? Vous vous demandez sûrement ce que-c’est et en quoi ce certificat contribue-t-il à la signature légale.
Et bien, la réponse est très simple.
Le certificat digital est une sorte d’attestation qui valide le fait que la clé publique vous appartient en tant que demandeur de signature. Sans certificat électronique, il est impossible de faire la vérification de concordance des 2 clés (publiques et privées) dans le cadre de la transaction concernée. Il prend la forme d’un document électronique et confirme finalement 3 choses essentielles :
-Le signataire est reconnu
-Les documents n’ont pas été alterés
-La signature ne peut être reniée par le signataire
Selon la législation européenne, le principe d’intégrité des documents signés est primordial pour faire valoir vos droits en cas de contentieux ou de contrôle administratif.
L’intégrité du document et la traçabilité d’actions effectuées sur le document doivent être établis.
C’est la raison pour laquelle il est essentiel d’utiliser des solutions certifiées par l’eIDAS (très souvent payantes car le processus de labellisation est lourd) afin d’être certain de bénéficier de tous ces éléments (dossier de preuve, certificat etc) amenés à vous protéger en cas de problème.
Chez Clustdoc, nous avons tout ce qu’il vous faut pour faire signer des documents dans le cadre de la constitution de dossiers en ligne, que ce soit pour vos parcours d’inscription en ligne de clients, prospects, candidats, fournisseurs.
Clustdoc est le leader Français du Digital Onboarding.
Nous aidons les professionnels à digitaliser leurs démarches clients et administratives avec un outil de workflow, de constitution et de vérification de dossiers.
Si votre équipe utilise encore l’email et les PDFs pour gérer de nouveaux clients ou contacts, vous apprécierez la simplicité et la robustesse de Clustdoc.
