La signature électronique : comment ça marche ?

Signing a contract is a crucial moment in the business relationship. For the company, it’s a bit of consecration, while for the customer it means that we will finally benefit from the service that we expected.

Unfortunately, this is a step that takes time and a lot of energy: the applicant must use stratagems to capture the attention of his client and ensure that the signature is done as soon as possible.

The customer must inflict a few hours of work during which he will have to print and scan the pages of the contract before sending them back by email, if the size of the file allows it. So many constraints that directly impact the ability to close contracts on the sales side.

In recent years, the electronic signature has appeared to solve these basic problems. Thinking about it but haven’t gotten to it yet? No problem, we will discuss the concept of electronic signature in detail to help you gradually integrate it into your business.

The electronic signature: what is it and how does it work?

The purpose of the electronic signature, e-signature or digital signature is to confirm the identity of a signatory and the integrity of a document. In other words, it allows you to make sure when sending your contract that Mr. Dupont, supposed to sign the document, is indeed the one who affixed his signature to it. 

It obviously takes up the basic principle of the traditional signature while making it more adapted to current commercial practices and above all more secure.

As you will have understood, the electronic signature is nothing like a signature made freehand using a mouse on Paint. 

The digital signature combines encryption and hashing, which gives it a maximum level of security. This system is similar to a bank airlock where you need 2 doors to access it.

The first door being like a public key (everyone can open it) and the second, like a private key (only the bank can activate its opening).

Of course, when the 2 doors are not open, for whatever reason, the guards or the police take over.

In the case of the electronic signature, this would therefore mean that the signature is not verified and the applicant is informed of this.                             

The principle of electronic signature in detail

So remember that the electronic signature has 2 keys: the first is accessible to anyone who wants you to sign a document and the second is yours – the one you need to sign the document.

The magic of the electronic signature therefore consists in matching these 2 keys.

Otherwise, this means that one of the two people involved in the transaction is unverified, which may call into question the relevance of the operation.

This is why we have integrated certified and internationally recognized electronic signature modules into Clustdoc , to help you create online files more easily and securely. 

How to get a document signed electronically 

electronic signature what is it

Whichever solution you opt for, the digital signature process is more or less similar and above all very simple.

You prepare your document by inserting the fields to be completed by the recipient, before sending the document and that’s it.

For his part, the signatory enters the correct information in the document, whether it is a date, initials or his signature.

Why our customers prefer electronic signature

Our customers use Clustdoc to streamline their customer journeys or their administrative procedures.

Clustdoc therefore intervenes at the time of entering into a relationship in the context of online subscriptions, registrations, applications which require the constitution of files and the signing of documents.

Thanks to the electronic signature modules that we have integrated, our customers have measured 3 immediate advantages

Savings at all levels

L’utilisation de la signature électronique permet une économie instantanée de papier qui profite à votre business. Les commerciaux de votre entreprise n’auront plus à imprimer des contrats avant de les transmettre aux clients. Tout se fait en ligne et la planète vous dit merci !

Plus de sécurité dans les affaires

Le papier rassure, c’est vrai. Mais le papier est une ressource très fragile quand on parle de contrats. Une entreprise moderne ne peut se permettre de risquer la perte, l’altération ou la destruction de contrats papier. Les contrats signés numériquement quant à eux garantissent cette intégrité en plus de vérifier que la signature provient de la bonne personne.

Un Gain de temps considérable

Inutile de vous en dire plus. Tout va plus vite de nos jours ce qui signifie que les cycles de vente trop longs sont un danger pour votre structure, surtout si vous êtes une PME. Grâce à la signature électronique, vos contrats peuvent être signés simultanément en quelques secondes et ce, malgré la distance.  

La réglementation en vigueur concernant la signature électronique

Le Règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Service fixe depuis 2016 les critères à respecter pour qu’un procédé de signature numérique soit valide au sein de l’Union Européenne. Il définit également les 4 niveaux de signature électronique correspondant à des niveaux de sécurité différents.

Aux États-unis une loi fédérale appelée ESIGN (the Electronic Signature in Global and National Commerce Act) avait déjà établie la signature électronique comme élément valable légalement, au même titre que la signature traditionnelle dès 2000.

La légalité des signatures électroniques ne fait donc plus débat depuis plusieurs années, vous pouvez l’utiliser en soute sérénité dans le cadre de votre activité.

Les 4 niveaux de signature électronique

L’eIDAS a établit 4 niveaux de sécurité correspondant à un nombre équivalent de processus valides de signature électronique :

La signature électronique simple, (utilisée dans 90% des cas)

La signature électronique avancée de Niveau 2,

La signature électronique avec certificat qualifié de niveau 3,

La signature électronique qualifiée de niveau 4.

Et le certificat digital dans tous cela ?

Dans le cadre de la signature numérique, peut-être avez-vous déjà entendu parler du certificat digital ? Vous vous demandez sûrement ce que-c’est et en quoi ce certificat contribue-t-il à la signature légale.

Et bien, la réponse est très simple.

Le certificat digital est une sorte d’attestation qui valide le fait que la clé publique vous appartient en tant que demandeur de signature. Sans certificat électronique, il est impossible de faire la vérification de concordance des 2 clés (publiques et privées) dans le cadre de la transaction concernée. Il prend la forme d’un document électronique et confirme finalement 3 choses essentielles :

-Le signataire est reconnu

-Les documents n’ont pas été alterés

-La signature ne peut être reniée par le signataire

Quels risques en cas d’utilisation de signature non qualifiée

Selon la législation européenne, le principe d’intégrité des documents signés est primordial pour faire valoir vos droits en cas de contentieux ou de contrôle administratif.

L’intégrité du document et la traçabilité d’actions effectuées sur le document doivent être établis.

C’est la raison pour laquelle il est essentiel d’utiliser des solutions certifiées par l’eIDAS (très souvent payantes car le processus de labellisation est lourd) afin d’être certain de bénéficier de tous ces éléments (dossier de preuve, certificat etc) amenés à vous protéger en cas de problème.

At Clustdoc, we have everything you need to have documents signed as part of the creation of online files, whether for your online registration process for customers, prospects, candidates, suppliers. 

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