Qu'est-ce qu'un processus de workflow et comment l'utiliser dans votre entreprise ?

Vous êtes-vous déjà senti frustré par des tâches répétitives de faible valeur qui doivent être accomplies mais qui ne vous semblent pas gratifiantes ? Vous avez perdu des heures et des heures à revoir vos tâches à cause d'une erreur mineure qui vous a échappé ?

Si c'est le cas, vous n'êtes pas le seul. Les inefficacités sont courantes dans les tâches de toutes sortes et elles coûtent chaque année des milliards de dollars aux entreprises du monde entier.

Pour remédier à ces inefficacités, vous pouvez utiliser des systèmes de gestion des flux de travail afin de gagner du temps et de l'argent. Ils vous aident à atteindre une plus grande productivité et vous permettent de faire plus avec moins de ressources.

Dans de nombreux cas, l'utilisation d'un logiciel de gestion des flux de travail peut être la solution idéale pour faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure.

Dans cet article, nous verrons ce qu'est un processus de flux de travail, ses avantages, ainsi que pourquoi et comment vous devriez créer un flux de travail dans votre entreprise.

Qu'est-ce que le workflow ? Le processus de workflow expliqué

Le flux de travail est une série d'activités répétitives nécessaires à l'accomplissement d'une tâche. Il comprend tous les processus par lesquels un travail passe de l'initiation à l'achèvement.

Un processus de flux de travail, quant à lui, fait référence à la série d'activités ou de tâches qui doivent être réalisées de manière séquentielle ou parallèle pour atteindre un résultat commercial.

Un exemple de flux de travail serait toutes les étapes suivies dans un ordre séquentiel lors de l'approbation d'un congé. La première étape de ce flux de travail consisterait à recevoir une demande d'autorisation de congé de la part d'un salarié. Elle comprendra toutes les étapes que vous suivrez jusqu'à ce que vous approuviez ou rejetiez la lettre de demande de congé.

Les flux de travail sont présents dans tous les services d'une organisation. Ils sont conçus pour répondre aux besoins des participants impliqués dans le traitement de cette tâche.

Dans ces conditions, les flux de travail peuvent être très structurés ou complètement déstructurés. Toutefois, un flux de travail structuré contribue à accroître l'efficacité, car il a souvent été conçu après avoir défini chaque étape nécessaire pour aller du point de départ au point d'arrivée.

D'une manière générale, il existe deux types de flux de travail. Examinons-les à l'aide d'exemples.

Flux de travail séquentiels : Les flux de travail séquentiels sont ceux qui se produisent lorsque chaque étape n'est franchie qu'après l'achèvement de l'étape précédente. Par exemple, lors de l'embauche d'un nouveau salarié, vous devez fixer un rendez-vous pour l'entretien avant de passer à l'entretien avec le candidat.
Flux de travail parallèles : Les flux de travail parallèles sont ceux qui se produisent lorsque plusieurs tâches sont exécutées simultanément. L'intégration des employés est un processus qui entre généralement dans cette catégorie. Plusieurs tâches, de la mise en place de l'espace de travail à l'acquisition de nouveaux appareils et équipements, peuvent être effectuées en même temps.

Calendly se synchronise alors avec les agendas respectifs et facilite la planification des réunions. C'est donc une option parfaite pour organiser des rendez-vous clients sans effort et gratuitement.

À quoi ressemble un flux de travail ?

Les flux de travail sont utilisés dans divers processus, qu'il s'agisse de tâches simples comme le paiement d'une facture d'électricité ou de tâches plus complexes comme le financement d'un prêt commercial. Le processus de flux de travail pour la première tâche implique probablement les étapes suivantes :

Recevoir la facture
Réviser le projet de loi
Approuver le paiement
Verser les fonds pour paiement

Cependant, tous les flux de travail ne sont pas aussi simples, car dans certains cas, des complications peuvent survenir entre chaque étape. Pour gérer ces cas, un flux de travail peut comporter des conditions, des embranchements et des boucles.

Les outils de flux de travail tels que les organigrammes et les diagrammes de processus sont souvent utilisés pour représenter les flux de travail dans un canevas visuel. Un exemple de processus d'embauche d'un employé représenté à l'aide d'un organigramme serait similaire à celui illustré ci-dessous :

Vous pouvez également regarder la vidéo ci-dessous pour avoir une meilleure idée de ce qu'est un flux de travail.

Qu'est-ce que la gestion du flux de travail ?

La gestion du flux de travail est le processus de création, de documentation, de contrôle et d'amélioration d'un flux de travail. Elle permet aux entreprises d'optimiser les flux de travail afin de s'assurer que chaque étape est réalisée correctement, de manière cohérente et efficace.

Un flux de travail peut comprendre toute série d'étapes pouvant être exécutées par de multiples combinaisons de personnes, de systèmes ou de machines. Aussi structurés soient-ils, les flux de travail peuvent être optimisés dans de nombreux cas.

Par exemple, votre flux de travail peut comporter des étapes superflues qui vous font perdre un temps précieux. Après avoir identifié et supprimé ces étapes, vous pouvez accélérer l'exécution des tâches dans le flux de travail, tout en réduisant les ressources nécessaires à la réalisation de la tâche.

La gestion des flux de travail consiste à optimiser, améliorer et automatiser les flux de travail dans la mesure du possible afin d'accroître l'efficacité et de maximiser les résultats. Si elle est mise en œuvre correctement, la gestion des flux de travail peut améliorer continuellement les flux de travail au sein de votre organisation.

Pourquoi créer des flux de travail dans votre entreprise ?

Il est évident que les flux de travail les flux de travail peuvent être bénéfiques pour les entreprises. Toutefois, si la plupart des chefs d'entreprise peuvent comprendre intellectuellement pourquoi les flux de travail sont si importants, il est difficile de bien saisir l'idée sans l'avoir vue à l'œuvre.

Les flux de travail peuvent contribuer à améliorer considérablement votre entreprise en rationalisant et en automatisant les tâches répétitives. Ils peuvent également aider les responsables à prendre plus rapidement des décisions plus judicieuses tout en favorisant la productivité des employés en éliminant la nécessité de traiter manuellement les tâches à faible valeur ajoutée.

Si vous l'utilisez correctement, vous pouvez donner à votre entreprise un avantage supplémentaire. En quelque sorte, c'est comme transformer un vieil équipement rouillé en une machine bien huilée.

Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez créer des flux de travail dans votre entreprise.

Une meilleure compréhension de vos processus d'entreprise : Les flux de travail vous permettent de mieux comprendre vos processus d'entreprise en vous donnant une vue d'ensemble de toutes les tâches.
Grâce à cette compréhension, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées et améliorer l'ensemble du processus commercial, en stimulant à la fois l'efficacité et la productivité.
Identifier les redondances : Il est très probable que plusieurs tâches inutiles soient effectuées quotidiennement dans votre entreprise. Une meilleure compréhension des processus de votre entreprise vous permettra d'identifier ces redondances et d'y remédier.
Cela vous permet de libérer un temps précieux et de le réorienter vers des tâches plus importantes. En outre, le risque d'erreur humaine est réduit, car les étapes inutiles qui devaient être effectuées manuellement sont éliminées.

Exécution plus rapide des flux de travail : Lorsque les redondances dans le processus d'entreprise ont été identifiées et éliminées, l'exécution des flux de travail est plus rapide. Une fois de plus, cela permet de gagner du temps et de réduire les coûts.

Comment utiliser un processus de workflow pour améliorer votre activité (avec Clustdoc)

Nous avons maintenant établi comment les processus de flux de travail peuvent être grandement bénéfiques pour votre entreprise. Mais si vous souhaitez créer des flux de travail pour votre entreprise, par où commencer ?

Compte tenu de leur importance, la création et l'exécution de flux de travail pour vos processus d'entreprise peut sembler une tâche décourageante. Pourtant, il n'y a pas lieu de s'effrayer.

La plupart des organisations utilisent des systèmes de gestion des flux de travail tels que Clustdoc pour les aider à mettre en place, documenter et contrôler les flux de travail. Clustdoc est livré avec des bibliothèques de flux de travail préconstruits qui peuvent être mis en œuvre sans trop de difficultés. En outre, Clustdoc est également équipé d'outils conviviaux qui vous aident à créer facilement de nouveaux flux de travail rationalisés.

Parmi la pléthore de fonctionnalités offertes par l'outil de gestion des flux de travail de Clustdoc, l'une des plus utilisées est l'automatisation des flux de travail. Elle vous permet d'identifier les étapes de vos flux de travail qui peuvent être automatisées à l'aide de règles professionnelles définies.

Par exemple, si vous souhaitez déclencher des notifications ou des actions spécifiques qui doivent être entreprises une fois qu'une certaine étape de votre flux de travail a été réalisée, vous n'avez plus besoin de le faire avec un flux de travail manuel. Avec Clustdoc, vous pouvez facilement créer des automatismes simples ou à plusieurs étapes en combinant des déclencheurs et des actions.

Voici un exemple. Supposons que vous souhaitiez mettre en place un système d'automatisation pour informer les membres de votre équipe de l'approche d'une échéance. Vous pouvez le faire facilement en fixant le déclencheur à une date spécifique (EG 3 jours avant la date limite) et l'action à "Notifier les adresses électroniques", où vous saisissez les adresses électroniques des membres de l'équipe que vous souhaitez notifier.

Cela permettra d'envoyer automatiquement une notification aux membres de l'équipe trois jours avant la date limite. Il ne s'agit là que d'un simple automatisme qui peut être créé à l'aide de Clustdoc.

Si vous souhaitez consulter la liste complète des déclencheurs et des actions disponibles dans Clustdoc et savoir comment créer un automatisme Clustdoc, regardez cette vidéo.

Outre les automatisations mentionnées ci-dessus, Clustdoc vous permet également de créer des flux de signatures numériques et de collecter des fichiers ou des documents auprès de vos clients et partenaires.

Quelques meilleurs flux de travail Clustdoc pour s'inspirer

En plus de faciliter la création et la gestion des flux de travail des processus d'entreprise, Clustdoc permet également de demander, de recevoir et de traiter des fichiers et des informations de manière efficace et pratique.

Qu'il s'agisse d'une liste de contrôle pour l'intégration d'un employé ou de dizaines de processus de candidature, Clustdoc dispose d'une bibliothèque de plus de 150 modèles qui aideront votre entreprise dans les domaines liés aux ressources humaines, à la finance, à l'immobilier, à l'assurance et bien plus encore.

Voici quelques modèles que vous pouvez consulter :

Liste de contrôle pour l'intégration des employés :

S'il est extrêmement important de choisir un candidat compétent pour un poste à pourvoir, le processus de recrutement ne s'arrête pas là. L'intégration des nouveaux employés est tout aussi importante, car elle détermine souvent si vous êtes en mesure d'assurer la réussite de votre nouveau membre de l'équipe.

C'est non seulement la meilleure occasion de familiariser l'employé avec votre organisation, mais c'est aussi le moment idéal pour lui faire une bonne impression. Cependant, ce processus peut souvent être stressant pour l'employé et vous faire perdre un temps précieux et de l'efficacité.

Cependant, le processus peut être rendu beaucoup plus simple en utilisant ce modèle disponible sur Clustdoc pour réaliser un onboarding facile, sans papier et sécurisé.

Processus d'accueil des nouveaux clients :

Le processus d'accueil d'un client est sans doute l'une des étapes les plus importantes pour transformer un client potentiel en un client fidèle.

Si vous voulez susciter l'intérêt de vos clients, il est impératif que vous leur fournissiez une solution d'accueil numérique sans friction qui laisse une impression positive et durable.

Non seulement vous pouvez offrir à vos clients potentiels une visite complète de votre entreprise grâce à l'utilisation du multimédia, y compris des textes et des vidéos, mais vous pouvez également collecter des informations sur les clients de manière simple grâce à ce modèle.

En outre, la fonction de signature électronique de Clustdoc vous permet de signer des contrats en quelques minutes, ce qui vous évite de perdre du temps à signer des copies physiques de documents juridiques.

Liste de contrôle des documents KYC/KYB :

Le modèle de liste de contrôle des documents KYC/KYB Modèle de liste de contrôle des documents KYC/KYB vous permet de créer un cadre automatisé pour vérifier les clients et partager avec eux des informations sur l'entreprise.

En plus de s'assurer que la vérification de l'identité n'est pas un processus lourd qui rebuterait des clients potentiels, Clustdoc offre une interface en marque blanche qui vous permet de personnaliser le processus KYC/KYB afin d'offrir à vos clients une expérience plus personnalisée.

L'automatisation des flux de travail de Clustdoc vous permet d'accélérer la croissance de votre entreprise

Si vous nous avez suivis jusqu'ici, je suis sûr que vous avez maintenant parfaitement compris ce qu'est un processus de flux de travail et comment Clustdoc peut simplifier le flux de travail de votre entreprise et le rendre plus fluide.

Au cas où vous auriez zappé, laissez-moi vous rappeler comment l'automatisation du flux de travail de Clustdoc vous aidera dans votre flux de travail...

Automatisez les tâches répétitives et banales pour gagner du temps et vous aider à vous concentrer sur ce qui est réellement important pour votre entreprise.
Ajoutez des déclencheurs pour automatiser les événements qui se produisent lorsqu'un utilisateur accomplit la tâche spécifiée par le déclencheur.
Créer des flux de travail de signature électronique pour recueillir des signatures électroniques juridiquement contraignantes de la part des clients et des parties prenantes.
Choisissez parmi plus de 150 modèles de flux de travail Clustdoc et mettez-les directement en œuvre dans votre entreprise.

Maintenant que tu es là

Clustdoc est une plateforme d'orchestration de l'accueil des clients utilisée par des équipes modernes dans le monde entier. Avec Clustdoc, vous pouvez exécuter des flux de travail automatisés pour demander, examiner et vérifier les données, les documents et les contrats des nouveaux clients, sans avoir à jongler entre les différents outils.

Si votre équipe gère les nouveaux clients à l'aide d'e-mails, de feuilles de calcul et de PDF, vous aimerez probablement utiliser Clustdoc.

Mise à jour : 8 novembre 2023

Sampada Ghimire

Sampada est une ancienne de l'équipe de marketing de contenu de Clustdoc. Elle est passionnée par le marketing, les affaires et la technologie - tout ce qui facilite la vie des entreprises.

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