5 avantages de la signature électronique pour les employés travaillant à domicile
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Ces derniers temps, les entreprises modernes sont passées du travail au bureau au travail à domicile. Et cela s'est avéré être une excellente décision, car le travail à distance peut augmenter la productivité de 13 %.
Le flux de travail n'est pas moins efficace que celui d'un bureau, et une enquête a montré que 77 % des employés ont amélioré leur productivité.
La signature électronique est un outil numérique qui permet aux équipes virtuelles d'échanger efficacement des documents.
La signature électronique permet d'échanger librement des documents, de signer de nouveaux contrats et d'effectuer de véritables opérations commerciales en ligne.
Si vous n'utilisez pas encore la signature électronique dans votre entreprise ou si vous souhaitez l'utiliser correctement, voici cinq avantages de la mise en œuvre de la signature électronique pour les employés à distance pour vous aider à démarrer.
1. La commodité de l'ajout d'une signature électronique à vos documents
Il est difficile de gérer les signatures de documents lorsque l'on travaille à distance. C'est encore plus gênant lorsque plusieurs personnes signent le même contrat. De nombreuses multinationales emploient des personnes ou ont des clients dans le monde entier. Par conséquent, quel que soit leur emplacement, ces personnes doivent pouvoir signer et échanger facilement des documents. Grâce aux signatures numériques, vous pouvez régler un problème sans vous rencontrer en personne.
Avec Clustdoc, vous pouvez collecter autant de signatures que vous le souhaitez grâce à la fonction avancée de signature électronique et les partager avec vos employés, clients et parties prenantes.
2. Un gage de sécurité : renforcer la confiance de vos clients
Avec une plateforme de partage de documents comme Clustdoc, vous pouvez partager en toute sécurité des documents en ligne avec des signatures électroniques. Vos documents sont beaucoup plus en sécurité sur le cloud avec une sécurité avancée qu'ils ne le sont sur des sites physiques.
Pour vérifier une signature manuscrite, vous avez besoin du document original. En revanche, vous pouvez facilement vérifier les signatures électroniques et repérer toute altération.
Il est impossible de falsifier une signature numérique puisqu'elle est produite à l'aide de procédures cryptographiques de protection de l'information. Si vous apportez des modifications au document après l'avoir signé avec une signature électronique, la signature devient invalide.
Alors que le document signé physiquement n'est en aucun cas protégé contre des modifications ultérieures. Avec Clustdoc, vous pouvez assurer la traçabilité des données tout en conservant les contrats signés dans vos documents conformément aux exigences eIDAS.
3. Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes
Les signatures numériques sont juridiquement contraignantes dans de nombreux pays, dont les États-Unis et trente pays européens. Mais ce qu'il faut savoir, c'est qu'une signature électronique peut avoir le même poids et le même effet juridique qu'un document papier traditionnel signé à la main.
La valeur juridique d'une signature électronique dépend de sa capacité à prouver l'identité de la personne qui a signé le document et que les données n'ont pas été modifiées après la signature.
Vous pouvez vous renseigner sur l'authenticité des différents types de signature électronique en lisant nos articles intitulés "Qu'est-ce qu'une signature électronique?" et "La différence entre une signature numérique, une signature électronique et une signature manuscrite".
4. Améliorer les flux de travail et stimuler la productivité des entreprises
La rapidité est essentielle dans de nombreux aspects d'une entreprise. Le nombre d'opérations de traitement des documents - impression, numérisation, signature et envoi - est réduit grâce aux signatures électroniques. La plupart de ces étapes laborieuses et chronophages sont évitées grâce aux signatures numériques.
Un document signé à la main peut mettre des jours, voire des semaines, à parvenir à son destinataire. Un accord signé numériquement peut être soumis en quelques minutes, ce qui permet à l'organisation et au client de gagner du temps.
Les entreprises peuvent gagner du temps et de l'argent en utilisant des signatures électroniques plutôt que des services de messagerie. Les clients et les collègues signent les documents des employés à distance plus rapidement et plus efficacement. Cette stratégie réduit également le risque que des erreurs interfèrent avec les activités de l'entreprise.
5. Devenir respectueux de l'environnement
Chaque année, de nombreuses entreprises utilisent d'énormes quantités de papier. Comme les documents peuvent contenir des erreurs, ils doivent être réécrits plusieurs fois et reproduits, ce qui augmente le gaspillage de papier. Dans le monde d'aujourd'hui, il est difficile d'imaginer que toute cette documentation papier soit conservée dans des endroits particuliers et occupe beaucoup d'espace de bureau.
En plus d'être plus pratique, le stockage et le traitement numériques des documents contribuent à la protection de l'environnement en sauvant d'innombrables arbres. Elle contribue également à promouvoir votre organisation en tant que plan d'entreprise à long terme. Les consommateurs aiment s'associer à des entreprises qui prennent la responsabilité sociale au sérieux, de sorte que votre image de marque durable attirera de nouveaux clients.
Ce ne sont là que quelques avantages de l'intégration des signatures électroniques dans votre activité quotidienne. Après l'avoir testée, vous identifierez probablement d'autres avantages que la signature électronique apporte à votre entreprise.
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Clustdoc est une plateforme d'orchestration de l'accueil des clients utilisée par des équipes modernes dans le monde entier. Avec Clustdoc, vous pouvez exécuter des flux de travail automatisés pour collecter et vérifier les données, les documents et les contrats des nouveaux clients, sans avoir à jongler entre les différents outils.
Si votre équipe gère les nouveaux clients à l'aide d'e-mails, de feuilles de calcul et de PDF, vous aimerez probablement utiliser Clustdoc.
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